Dépôt dématérialisé du DUERP : une obligation restée lettre morte

Depuis le 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent déposer leur document unique d'évaluation des risques professionnels sur un portail numérique national. Sauf que… ce portail n'existe pas. Il n'a jamais vu le jour. Retour sur une réforme inachevée, et sur ce que les employeurs doivent réellement faire.

Ce que prévoyait la loi du 2 août 2021

La loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail a profondément remanié le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Parmi ses apports figurent l'obligation de conserver les versions successives du document pendant au moins quarante ans, et celle de les déposer sur un portail numérique national.

L'article L. 4121-3-1 du Code du travail prévoit ainsi que le document unique et ses mises à jour font l'objet d'un dépôt dématérialisé sur un portail numérique. Ce portail devrait être déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs. Il devrait garantir la conservation et la mise à disposition du document unique, préserver sa confidentialité et réserver l'accès aux personnes qui y ont droit (après authentification).

Le calendrier fixé par la loi était précis : l'obligation de dépôt devait s'appliquer à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises d'au moins 150 salariés, puis au plus tard le 1er juillet 2024 pour toutes les autres. Un décret du 5 avril 2022 a même défini le cahier des charges du portail et les statuts de son organisme gestionnaire.

L'objectif était légitime. Certaines expositions professionnelles, à l'amiante ou à des agents cancérogènes notamment, produisent leurs effets des décennies plus tard. Un dépôt centralisé devait permettre aux salariés, y compris après la disparition de l'entreprise, de retrouver la trace des risques auxquels ils avaient été exposés.

Un portail qui n'a jamais ouvert

Les deux échéances sont passées sans qu'aucun portail ne soit mis en service. Interrogé par le sénateur Patrick Chaize, le ministère du Travail a reconnu en novembre 2023 que les travaux préparatoires s'étaient heurtés à de sérieuses difficultés : l'hébergement de documents pendant quarante ans, l'authentification des personnes habilitées, la protection du secret des affaires, ainsi que le financement et la maintenance de la plateforme.

Saisie dès décembre 2022, l'Inspection générale des affaires sociales a rendu un rapport sans ambiguïté. Elle y relève un bilan bénéfice-risque négatif et a recommandé l'abrogation des dispositions relatives à ce portail numérique. À la place, elle a proposé une alternative : permettre aux anciens salariés d'accéder aux informations du document unique par l'intermédiaire du service de prévention et de santé au travail qui était en charge du suivi de l'entreprise (le même rapport constate qu'encore aujourd'hui, moins de la moitié des entreprises respectent l'obligation d'avoir un DUERP).

En mai 2024, une nouvelle réponse ministérielle confirmait que le dépôt dématérialisé ne pourrait pas être mis en œuvre en l'état, et qu'une solution alternative était recherchée avec les partenaires sociaux. Depuis, aucun calendrier n'a été annoncé.

Une obligation en vigueur, mais impossible à respecter

La situation en devient donc grotesque… À ce jour, l'article L. 4121-3-1 n'a été ni abrogé ni modifié. L'obligation de dépôt du DUERP sur le portail numérique figure toujours dans le Code du travail, avec des échéances désormais toutes dépassées. Mais faute de portail, aucun employeur n'est en mesure de se conformer à cette obligation du Code du travail…

On pourra se demander à quel point le législateur était visionnaire dans son échec futur, lorsqu'il a pensé l'article R. 4121-4 du Code du travail. Cet article prévoit en effet que jusqu'à l'entrée en vigueur de l'obligation de dépôt dématérialisé, l'employeur conserve les versions successives du document unique au sein de son entreprise, sous forme papier ou dématérialisée. Quelle bonne affaire dans un présent où aucun portail n'est disponible…

En attendant, l'article L. 4121-3-1 continue de nourrir la confusion chez les employeurs et les services administratifs ou RH, notamment dans les TPE. Certains pensent, à raison, qu'ils doivent déposer leur document unique quelque part en ligne, et cherchent en vain où le faire.

Ce que les employeurs doivent faire en attendant

En l'absence de portail pour le dépôt en ligne du DUERP, l'employeur doit donc, par ses propres moyens :

• conserver chaque version du document unique pendant au moins quarante ans à compter de son élaboration, au sein de son entreprise (que ce soit sur papier ou sous format numérique) ;

• afficher les modalités d'accès au document unique dans un endroit facilement accessible au sein du lieu de travail ;

• transmettre le document au service de prévention et de santé au travail lors de chacune de ses mises à jour ;

• mettre le document à jour au moins une fois par an dans les entreprises d'au moins 11 salariés, et dans toutes les entreprises lors de toute décision d'aménagement important ou lorsqu'une information supplémentaire sur un risque est recueillie.

Pour assurer le stockage du document unique, il est nécessaire de dater clairement chaque version, de les stocker de préférence sur plusieurs espaces de stockage (ex : clé USB, cloud gratuit lié à votre adresse mail d'entreprise), et de conserver une trace de leur transmission au service de prévention et de santé au travail.

Une clarification nécessaire

Cinq ans après la loi du 2 août 2021, le dépôt dématérialisé du document unique reste donc une obligation émanant directement du Code du travail, mais impossible à mettre en œuvre dans l'entreprise. Pour remettre un tant soit peu de cohérence, le législateur devrait se décider :

• soit à mettre enfin en œuvre le dispositif ;

• soit à l'abroger et à proposer une alternative, comme l'a recommandé l'IGAS.

En attendant, la situation n'est bonne pour personne. Pour les employeurs, elle entretient l'insécurité juridique. Pour les salariés exposés à des risques professionnels se manifestant à long terme, la traçabilité de leurs expositions dans le temps n'est absolument pas garantie.