Mise à jour du Document Unique
Guide COMPLET
Si vous avez déjà réalisé un document unique d’évaluation des risques professionnels pour votre entreprise, vous savez probablement que celui-ci n’est pas éternel. Du fait que ce document doit refléter au mieux les aspects santé et sécurité au travail dans votre entreprise, il vous sera nécessaire de le mettre à jour régulièrement. Les questions qui se posent alors sont :
_ Quand faut-il mettre à jour son document unique selon le Code du travail ?
_ Quels sont les points obligatoires à inclure dans la mise à jour du document unique?
_ Comment réaliser la mise à jour du document unique?
_ Après la mise à jour du document unique, que faire des différentes versions?
Ce guide vise à répondre à ses questions tout en prenant en compte les récentes évolutions de la loi sur le sujet, notamment la loi n°2021–1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail.
Tous les documents uniques de notre catalogue ont été mis à jour pour répondre aux nouvelles obligations légales liées à la loi n°2021-1018 du 2 aout 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail, notamment en incluant un calendrier de prévention répondant au PAPRIPACT.
Quand faut-il mettre à jour son Document Unique selon le Code du travail ?
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Mise à jour annuel obligatoire : pour les entreprises d’au moins onze salariés.
Il s’agit de la principale modification amenée par la nouvelle loi pour renforcer la prévention en santé au travail. Si auparavant, la mise à jour du Document Unique d’évaluation des risques professionnels devait être réalisée une fois par an dans toutes les entreprises, ce n’est plus le cas aujourd’hui!
En effet, cette obligation de mise à jour annuelle ne concerne désormais que « les entreprises d’au moins 11 salariés », selon l’article R. 4121–2 du Code du travail.
La question qui se pose alors est de savoir a quelle échéance minimum une entreprise employant 10 salariés ou moins devra faire la mise à jour de son Document Unique d’évaluation des risques professionnels? Et bien, il n’y a aucune réponse à cette question. Désormais, pour ces entreprises, il n’y a plus aucune échéance temporelle réglementaire obligatoire.
Attention, cela ne veut en aucun cas dire que ses entreprises peuvent garder leur document unique d’évaluation des risques actuelle à vie, sans jamais devoir le mettre à jour. En effet, même si l’obligation de mise à jour annuel était auparavant ce qui motivait la majorité des entreprises à mettre à jour leur DUERP, ce n’était là qu’un seul des nombreux motifs prévus par le Code du travail qui doivent entrainer une mise à jour.
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Mise à jour du DUERP suite à une modification des conditions de travail : pour toutes les entreprises
Parmi les différents motifs entraînant la mise à jour du Document Unique prévue par le Code du travail, celui-ci est probablement le plus important. Toujours dictée par l’article R.4121–2 du Code du travail, il rappelle que « Lors de toute décision d’aménagement important, modifiant les conditions de santé, de sécurité ou les conditions de travail », une mise à jour du document unique devra être réalisée.
Parmi les différentes décisions d’aménagements qui sont les plus à même de modifier les conditions de travail des salariés, on pourra noter :
La modification des process de fabrication : Tout process de fabrication implique des dangers et des risques. Il est alors aisé de comprendre que toute modification de process va engendrer une modification des dangers et des risques professionnels correspondants. À titre d’exemple, le fait de remplacer une partie de votre procédé de fabrication qui était auparavant manuel par un procédé mécanisé modifie les conditions de travail. La plupart du temps, cela se traduit notamment par une baisse du danger lié aux manutentions et aux gestes répétitifs, ainsi qu’à leurs différents risques tels que les différents troubles musculo-squelettiques. Toutes ces évolutions devront être incluses dans la mise à jour de votre document unique.
La modification de vos outils et machines de travail : lorsque vous modifiez votre parc d’outillage et de machines, les différents dangers et risques liés à leur utilisation peuvent être différents. À titre d’exemple, le remplacement d’une machine thermique par une machine électrique dans le secteur de l’entretien d’espace vert se traduit la plupart du temps par une grande diminution du danger lié au bruit. Les risques professionnels qui y sont liés, tel que la fatigue mentale, mais aussi le risque de surdité partielle et de surdité totale à long terme s’en retrouve drastiquement diminué! À cela s’ajoute également la diminution des dangers liés à la manipulation de produits à base d’hydrocarbure : huiles, essences, etc. Autant de bonnes nouvelles à inclure dans votre évaluation des risques professionnels et dans la mise à jour de votre document unique.
La modification des matières premières utilisées : l’histoire récente a montré que parmi les différentes matières premières utilisées, et ce dans tous les corps de métiers, certaines peuvent se montrer particulièrement à risque, notamment à long terme. Dans le secteur de la construction par exemple, les peintures au plomb, ou encore les plaques de fibrociments en amiante ont été utilisées pendant de nombreuses décennies avant d’être. Si cet exemple peut paraître ancien, il reste encore de nombreuses problématiques de santé au travail lié à des matières premières qui sont toujours utilisées, du fait que celles-ci sont difficilement substituables. À titre d’exemple, les peintures à base de solvants sont pour beaucoup d’entre elles Cancérigène Mutagène Reprotoxique. Si vous choisissez de les substituer par des peintures à bases d’eau, cela permettra une diminution des risques chimiques à long terme, ce qui vaut bien une mise à jour de votre document unique.
La modification de votre organisation du travail : il s’agit là de quelque chose auquel les entreprises pensent assez peu, mais qu’il est important de prendre en compte dans son évaluation des risques professionnels et dans son Document Unique. La manière dont le travail est organisé joue un rôle à part entière dans les risques professionnels de toute entreprise, notamment en ce qui concerne les risques psychosociaux. À titre d’exemple, il est désormais jugé probable que le travail de nuit entraîne non seulement des effets sur la santé psychique, mais également : des effets sur les performances cognitives, sur la prise de poids et l’obésité, sur le diabète de type 2, et sur les maladies coronariennes! Mais il n’y a pas qu’une modification de l’organisation du travail aussi brutal que de passer du travail de jour au travail de nuit qui est susceptible d’engendrer des risques pour la santé. Dans l’histoire récente, la mise en place massive du télétravail durant la pandémie de coronavirus a contribué à l’isolement des travailleurs, et à l’augmentation des risques psychosociaux en entreprise : insomnies, angoisse, etc. Il est donc important de réfléchir aux nouveaux risques professionnels que peut engendrer une modification de l’organisation du travail, et de faire la mise à jour de son document unique en conséquence.
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Mise à jour du Document Unique suite à un accident du travail : pour toutes les entreprises
Étrangement, cette condition n’est pas évoquée textuellement dans l’article R. 4121–2 du Code du travail. Pourtant, nous ne comptons plus les entreprises qui nous appellent suite à un accident du travail et pour lesquelles la médecine du travail ou bien l’inspection du travail demande à voir le Document Unique d’évaluation des risques professionnels, dans sa version mise à jour. Et cela n’a rien d’étonnant, du fait que selon le Code du travail, l’employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (Article L4121-1) et « transcrits et mets à jour dans le Document Unique, les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs à laquelle il procède » (L4121-3-1). Il s’agit donc de vérifier qu’en tant qu’employeur, vous vous êtes bien acquitté de votre devoir d’évaluer le danger et les risques, notamment ceux relatifs à l’accident, et si vous avez bien listé différentes actions de préventions pour les prévenir. Pensez donc à mettre à jour votre document unique après chaque accident du travail, et à vérifier notamment : que le danger à la source de l’accident du travail y apparaît bien, que les risques qui sont listés pour ce danger incluent ceux dont votre salarié a été victime, et que les axes de préventions envisagés sont toujours pertinents. Enfin, ajouter les éventuels axes de préventions qui auraient pu permettre d’éviter cet accident.
Quels sont les points obligatoires à inclure dans la mise à jour du document unique?
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Le Programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT) : pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Il s’agit d’une nouvelle obligation définie par la loi pour renforcer la prévention en santé au travail. Désormais, dans les entreprises employant plus de 50 salariés, il sera nécessaire de réaliser un « Programme Annuel de Prévention des RIsques Professionnels et l’Amélioration des Conditions de Travail », pour lequel l’acronyme qui a été retenu est « PAPRIPACT ». Selon l'Article L4121-3-1 du Code du Travail, ce PAPRIPACT :
« _ Fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l’année à venir, qui comprennent les mesures de prévention des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels. Ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d’exécution, des indicateurs de résultats et l’estimation de son coût. »
« _ Identifie les ressources de l’entreprise pouvons être mobilisés »
« _ Comprend un calendrier de mise en œuvre »
Plus simplement, il s’agit de créer un calendrier de mise en œuvre des différentes mesures de prévention des risques professionnels pour votre entreprise.
Pour chacune de vos mesures de prévention des risques, vous devrez définir une échéance de mise en place au cours de l’année à venir. Étant donné que dans les entreprises de plus de 50 salariés, le document unique doit être mis à jour une fois par an, il est normal que ce programme de prévention des risques s’échelonne sur l'année à venir. Si la mise en place d’une mesure de prévention des risques professionnels nécessite des investissements financiers, l’archivage du ou des différents devis vous permettra de répondre à l’obligation d’estimer le coût (nous recommandons de les archiver en annexe de votre PAPRIPACT). Enfin, lors de la réalisation de votre prochaine mise à jour du Document Unique, vous pourrez estimer les résultats obtenus pour chacune des mesures de prévention des risques que vous avez mis en place, et ainsi satisfaire à l’obligation d’avoir des « indicateurs de résultats ».
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La liste des actions de préventions des risques professionnels : pour les entreprises de moins de 50 salariés.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le volet prévention des risques est largement simplifié. En effet, dans ses entreprises, il n’est pas nécessaire d’établir un Calendrier de prévention des risques professionnels ni de définir des échéances sur l’année à venir. Il suffira simplement de lister différentes "actions de prévention des risques et de protection des salariés". L'Article L4121-3-1 n’en dit pas d’avantage.
On notera juste la différence des termes employés : le législateur parle de "mesures" pour les entreprises de plus de 50 salariés, et d'"actions" pour les entreprises de moins de 50 salariés. Cette différence sémantique subtile nous laisse à penser que dans l'esprit du législateur, seules les actions de préventions des risques déjà mises en place dans l'entreprise sont à lister dans le document unique. Toutefois, par prudence, mais aussi pour rester cohérent avec l'esprit d'amélioration continue du document unique, nous vous conseillons de lister également les mesures de préventions des risques que vous pourriez mettre en place à l'avenir dans votre entreprise.
Comment réaliser la mise à jour du document unique?
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Premièrement : vérifier que vos unités de travail sont toujours valides.
En raison de l´Article R4121-2 du Code du travail, votre document unique actuel doit forcément comporter une liste de différentes unités de Travail. Si ses unités de Travail étaient pertinentes lors de votre dernière évaluation des risques, elle ne l’est peut-être plus aujourd’hui. Or, étant donné que les dangers et les risques sont classés par unité de travail au sein du document unique, il est primordial de vérifier ce point en premier lieu.
Dans la plupart des cas, lorsqu’une entreprise élargit son champ de compétences en se lançant dans une nouvelle activité, ou bien, lorsqu’elle se dote de nouveaux métiers au sein de ses effectifs, il va être nécessaire de modifier les unités de travail qui étaient précédemment définies.
Dans les cas les plus simples, ajouter de nouvelles unités de travail pour couvrir les risques liés à ses nouvelles activités ou à ses nouveaux métiers sera suffisant, et il ne sera pas nécessaire de revenir sur les unités de travail qui avait été défini auparavant. Mais dans certains cas, il peut être plus avantageux, voire nécessaire, de redéfinir complètement les unités de travail. C’est par exemple le cas lorsque l’on se rend compte qu’une majorité de dangers, de risques, et de moyens de prévention d’une nouvelle unité de travail sont redondants avec une unité de travail créé précédemment. Cela traduit souvent un découpage des unités de travail qui n’est plus pertinent. Afin d’ éviter de se retrouver avec un document extrêmement lourd du fait d’innombrables répétitions, devenant pénible à consulter, mais également extrêmement long à mettre à jour à l’avenir, il est préférable de redéfinir un nouveau découpage des unités de Travail.
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Deuxièmement : Vérifier que la liste de vos différents dangers est toujours exhaustive.
Après avoir vérifié vos unités de travail, il va falloir vérifier les différents dangers que vous aviez listés dans votre document unique. Si votre entreprise n’a pas élargi son champ de compétence en se lançant dans un nouveau secteur d’activité, si elle ne s’est pas dotée de nouveau métier dans ses effectifs, et si elle n’a pas modifié son organisation de travail, il est possible que la liste de vos dangers actuelle soit toujours exhaustive.
Dans le cas contraire, il est certain que vous aurez de nouveaux dangers à rajouter dans l’évaluation des risques professionnels de votre document unique.
C’est aussi le moment de faire le point sur les accidents du travail qui sont arrivés dans votre entreprise durant l’année en cours. Veillez bien à ce que chaque accident du travail que vous avez connu dans votre entreprise ait un danger qui lui corresponde.
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Troisièmement : Mettre à jour la liste de vos différents risques professionnels.
Après avoir vérifié que la liste de vos différents dangers était exhaustive, il vous faut vérifier les risques professionnels correspondants. Selon l’Article R4121-2, « lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque est portée à la connaissance de l’employeur », il faut l’inclure dans la mise à jour du document unique. Or, la liste des risques qui est portée à la connaissance de la plupart des employeurs n’est souvent que la face émergée de l’Iceberg. Si vous voulez réaliser une évaluation des risques sérieuse, il vous faudra donc faire des recherches. C’est d’autant plus nécessaire qu’encore aujourd’hui, l’on découvre encore de nouveaux risques grâce à de nouvelles études scientifiques (ex : un produit chimique qui n’était pas considéré a risque et que l’on découvre être un agent cancérogène pour l’homme).
Nous vous conseillons donc de faire des recherches bibliographiques afin de connaître les risques professionnels correspondant à chacun des dangers que vous avez listés. Pour cela, le site internet de l’Institut National de Recherche et de Sécurité, mais aussi la branche Risques Professionnels de l’Assurance Maladie, sont deux portails d’informations francophones incontournables du domaine de la sécurité.
Enfin, si vous avez eu des accidents de travail dans votre entreprise au cours de l'année, et notamment des accidents avec arrêts de travail, vérifiez bien que la cause de ses arrêts de travail figure bien dans la liste de vos risques professionnels.
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Quatrièmement : Faire le point sur vos mesures de prévention des risques professionnels.
À ce stade, vous devriez en avoir terminé avec la mise à jour de la partie évaluation des risques professionnels de votre document unique. Désormais, il est temps de s’attaquer à la partie prévention des risques professionnels.
La première chose à faire va être de vérifier les différentes mesures de prévention des risques professionnels que vous aviez listées précédemment dans votre document unique, et vérifier si celles-ci sont toujours pertinentes, et exhaustives. Dans le cas contraire, il vous faudra modifier vos mesures de prévention des risques professionnels pour en supprimer, en modifier, ou en ajouter.
Nous vous rappelons que selon l'Article L4121-2, l’employeur doit mettre en œuvre les mesures de préventions des risques professionnels dans un certain ordre.
Il y’a 9 principes généraux de prévention dont l’esprit peut être résumé ainsi : Éviter les risques à la source lorsque c’est possible, puis favoriser la protection collective, puis favoriser la protection individuelle, puis former et informer les salariés.
Encore une fois, si vous avez eu des accidents de travail sur l’année passée, il vous faut accorder une attention particulière aux moyens de prévention qui auraient pu permettre d’éviter ces accidents. Si votre Document Unique contient un calendrier de prévention type PAPRIPACT, essayer d’inscrire la mise en place de ces mesures comme une priorité pour éviter que le même accident ne survienne à nouveau.
Après la mise à jour du document unique, que faire des différentes versions?
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Archivage de toutes les versions de votre document unique durant 40 ans.
Il s'agit d'une nouveauté induite par la loi n°2021-1018 pour renforcer la prévention en santé en travail. Désormais, "Le document unique d'évaluation des risques professionnels et ses versions antérieures sont tenus, pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration" à différentes instances.
Le but de cette nouvelle obligation est de pouvoir retracer les expositions professionnelles des travailleurs pendant quasiment toutes leurs carrières. Mais comment stocker un document pendant 40 ans en étant certains de ne pas le perdre, ou qu'il ne soit pas altéré? L'état a choisi de miser sur la dématérialisation...
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Dépôt du document unique sur un portail en ligne hébergé par l'état.
L'état français va donc mettre à disposition un portail en ligne, permettant de stocker toutes les versions successives du document unique. Voici ce que dit l'Article L4121-3-1 du Code du travail à propos de celui-ci : « le document unique d'évaluation des risques professionnels et ses mises à jour font l'objet d'un dépôt dématérialisé sur un portail numérique déployé et administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel. Ce portail garantit la conservation et la mise à disposition du document unique conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur. Il préserve la confidentialité des données contenues dans le document unique et en restreint l'accès par l'intermédiaire d'une procédure d'authentification sécurisée réservée aux personnes et instances habilitées à déposer et mettre à jour le document sur le portail ainsi qu'aux personnes et instances justifiant d'un intérêt à y avoir accès. »
Le dépôt en ligne du document unique devrait commencer à partir du 1er juillet 2023 pour les entreprises de plus de 150 salariés, et à partir du 1er juillet 2024 pour les entreprises de moins de 150 salariés. Mais à ce jour, ce portail en ligne n'a toujours pas été officialisé! Nous n'avons aucune information concernant son avancée, et nous ne savons pas non plus à quelle URL celui-ci sera accessible. Il vous est donc nécessaire de trouver un moyen de conserver les différentes versions de votre document unique par vous-même d'ici là, que cet archivage se fasse au format physique (document unique papier) ou au format numérique (fichier au format PDF, Excel, Word, etc.).
