Coronavirus : Faut-il mettre à jour son document unique?
Le gouvernement a demandé aux entreprises via son site internet de mettre à jour leurs documents uniques pour prendre en compte les risques liés au COVID-19. La question se posait depuis le début du confinement et plus particulièrement pour les entreprises ne pouvant se permettre d'arrêter de travailler et de mettre leurs collaborateurs en télétravail. Le gouvernement a désormais officialisé la réponse en demandant aux entreprises de se mettre à jour.
Exemple de mise à jour d'un document unique pour intégrer le risque COVID-19 des agents de nettoyage
En tant qu'entreprise du domaine de la sécurité, il nous a semblé important d'en informer chacun de nos clients et ce peu importe la date à laquelle ils nous ont confié la création de leur document unique. Nous avons envoyé un mail à chacun d'entre eux pour les en informer. Nous leur avons également indiqué que nous restions disponibles pour les aider dans la mise à jour de leur document pour cette période si particulière.
En ce qui concerne les clients ayant acheté leurs documents uniques depuis le début de l'épidémie en France, nous leur avons réalisé et envoyés un deuxième document unique sans aucuns frais supplémentaires intégrant cette mise à jour pour le COVID-19. Ainsi chacune de ces entreprises possède deux versions du document unique : une version classique sans risque COVID-19 qui est actuellement mise de côté, mais qui pourra être réintégrée quand l'épidémie sera terminée, et le document avec COVID-19 qui restera le document unique de référence le temps de l'épidémie.
Nous avons jugé cette façon de faire particulièrement pertinente vis-à-vis de nos clients. En cette période où l'avenir économique est incertain pour nombre de TPE et PME, nous ne nous voyions pas facturer un surplus pour réaliser une version mise à jour COVID-19 ce qui obligerait les entreprises à payer deux fois pour leurs documents uniques.
Mise à jour : Depuis le 29 avril 2020, tous nos documents uniques en ligne incluent l'évaluation du risque COVID-19 ainsi que les mesures de préventions à prendre dans l'entreprise en accord avec les exigences du gouvernement français et des dernières déclarations d'Édouard Philippe (discours du 28 avril 2020). Au vu de la situation mondiale et des nouvelles récentes, nous estimons que nous devrons malheureusement vivre avec ce virus suffisamment longtemps pour que cette mise à jour globale se justifie.
Mise à jour : Depuis le 1er septembre 2020, de nouvelles règles sur le port du masque en entreprise ont été fixées par la ministre du Travail Élisabeth Borne. Désormais, le port du masque en entreprise est obligatoire dans tous les "espaces clos et collectifs". Dans les espaces qui ne sont pas clos et où la distanciation sociale peut être appliquée (ex : coin fumeurs en extérieur) ainsi que dans les espaces clos, mais individuels (ex : bureau individuel), le port du masque n'est pas obligatoire.
Tous les documents uniques disponibles sur notre site ont étés mis à jour pour intégrer ce changement de réglementation.
Maintenant, passons au sujet essentiel...
Quels sont les impératifs à ajouter pour réaliser cette mise à jour?
Voici un exemple de ce que nous avons ajouté dans un document unique pour agent de nettoyage, qui est un secteur particulièrement touché pendant cette crise sanitaire. Ceci constitue un exemple qui peut être reproduit sans demande particulière.
Famille de risques : risque biologique
Source de risques : Contamination par le COVID-19.
Pourquoi? : Un virus particulièrement contagieux et mortel nommé COVID-19 se propage actuellement en France et dans le monde. Il peut se transmettre de personne à personne, mais également via des surfaces contaminées.
Quand? Pendant toute la période de la pandémie, notamment au contact de personnes présentant ou non des symptômes, mais également en touchant des surfaces contaminées.
Dommages possibles : Mal de gorge, toux, perte de goûts et/ou d'odorat, fatigue, fièvres, courbatures, difficultés respiratoires, mort.
Occurrence : Fort probable
Exposition : Une fois par jour
Gravité : Mort
Maîtrise existante : Partiellement maîtrisé
Moyens utiles pour réduire le risque : Mettre en télétravail le personnel qui peut l'être. Demander à chacun de respecter les gestes barrières : se laver les mains, tousser dans son coude, éviter de se toucher le visage, rester à au moins un mètre de toute autre personne. Veillez à ce que chacun respecte le port du masque obligatoire dans tous les espaces clos et collectifs. En cas de symptômes légers, restez chez vous et consultez votre médecin. Si les signes s'aggravent, contactez le SAMU centre au 15.
En ce qui concerne les moyens utiles pour réduire le risque, nous vous recommandons tout d'abord de retranscrire les règles clairement édictées par l'état en ce qui concerne la protection des salariés au travail. C'est ce que nous avons fait dans l'exemple plus haut. Ces règles peuvent être amenées à évoluer au fur et à mesure de la crise sanitaire, pendant le confinement, mais également après. C'est la raison pour laquelle nous garderons cette page à jour pour vous tenir informé des évolutions nécessaires.
Nous mettons à disposition cette mise à jour au format Excel en téléchargement gratuit.
Quels éléments puis-je ajouter à mon document unique pour aller plus loin?
Le gouvernement a rédigé un article complet pour traiter la question des obligations des employeurs pour cette période d'épidémie avec également des exemples de ce qu'il est possible de faire pour limiter les risques de contagions. Les éléments suivants peuvent être intégrés dans le document unique d'étude des risques professionnels :
En plus des gestes barrières dont nous avons parlé plus haut, cet article aborde d'autres aspects comme le nettoyage et la désinfection des surfaces susceptible d'être utilisée par plusieurs personnes : Poignées de porte, interrupteurs, chaise de bureau, clavier et souris d'ordinateur. Nous vous recommandons d'appliquer cela à tout support utiliser fréquemment tel que les intérieurs de voitures, les clés, etc.
Il est recommandé de mettre à disposition des salariés ainsi que de vos éventuels clients du gel hydroalcoolique à l'entrée de votre entreprise. La mise à disposition de masque pour les salariés travaillant en espace clos et collectif est obligatoire à partir du 1er septembre et doit être assurée par l'employeur, au motif qu'ils constituent des Équipements de Protection individuelle (EPI). Bien que les masques FFP2 et FFP3 offrent les meilleures garanties de protection face au Coronavirus, les utiliser au quotidien pendant de longues heures peut être difficile. Les masques chirurgicaux ainsi que les masques en tissus constituent alors une alternative intéressante pour ceux qui cherchent un masque confortable sur la durée. Que vous optiez pour l'un ou pour l'autre, nous vous recommandons de vérifier sur l'emballage du masque que ceux-ci ont bien un pouvoir de filtration de 90% pour les particules de 0,6 μm. Ce niveau de filtration correspond au critère de filtrabilité des masques FFP1, ce qui offre un bon compromis confort de respiration / performance de filtration.
Pour finir, sachez qu'il est également recommandé de revoir la circulation des personnes dans les locaux de l'entreprise si jamais il existe des zones de passage ou les personnes se croisent avec moins d'un mètre de distance.
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