Document unique Office Notarial :
guide et modèle à télécharger

Rédigé par : Thony Maufay, ingénieur sécurité au travail – IPRP - Créateur de Document Unique Facile.

Date de rédaction : 26 Août 2026.

Un office notarial n’est pas une entreprise de bureau comme une autre : c’est à la fois un lieu d’écriture juridique, un lieu de réception du public et un dépôt d’archives publiques. Le notaire et ses collaborateurs rédigent des actes pendant des heures devant un écran, reçoivent des clients dans des moments de vie parfois difficiles (ex : succession, divorce, liquidation de régime matrimonial, etc.), manipulent des minutes, effectuent des trajets entre l’étude et les rendez-vous extérieurs, etc.

Le notariat est l’une des rares branches professionnelles à s’être dotée de textes conventionnels consacrés à ce sujet. L’accord du 13 juillet 2017 relatif au document unique d’évaluation des risques professionnels dans le notariat rappelle les obligations, propose une trame à titre d’exemple, et précise les conditions de mise à jour du DUERP. Il a été complété par l’accord du 21 septembre 2017 relatif à la prévention et à la gestion des risques psychosociaux, qui prévoit que les risques psychosociaux identifiés et évalués par l’employeur soient transcrits dans le document unique (ce qui est également obligatoire pour toutes les entreprises désormais). Dans un office notarial, l’évaluation des risques n’est donc pas seulement une obligation du Code du travail, c’est aussi un engagement de branche professionnelle.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) doit donc être l’outil de référence pour recenser les dangers présents dans votre office notarial, pour évaluer les risques auxquels le personnel est exposé, et détailler les mesures de prévention à mettre en place. Cet article présente, en se basant sur document unique office notarial déjà complété à télécharger, les unités de travail que nous avons retenues, les dangers principaux identifiés dans chacune d’elles, la présentation de différents risques « signature » du métier de notaire, les équipements de protection collectifs / individuels ainsi que les formations à prévoir.

Notre document unique déjà complété pour Office Notarial est à retrouver en téléchargement ici.

À partir de quand un office notarial doit-il avoir un document unique ?

Dès qu’un office notarial emploie au minimum un salarié, et quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage, stage hors stage d’observation), il doit posséder un document unique d’évaluation des risques professionnels.

L’article L.4121-3 du Code du travail impose à l’employeur d’évaluer les risques qui pèsent sur la santé et la sécurité des travailleurs. L’article R.4121-1 l’oblige à transcrire le résultat de cette évaluation des risques dans un document unique. Le terme de travailleur désigne ici toute personne placée sous l’autorité de l’employeur, ce qui comprend les stagiaires, les alternants, et les collaborateurs en remplacement.

Il est bien entendu possible de confier la rédaction du document unique à un tiers (ex : consultant, entreprise extérieure), mais cela ne transfère pas la responsabilité légale : en tant que gérant de l’office notarial, vous demeurez le seul responsable du document unique aux yeux de la loi. C’est pour cela que si vous n’avez pas les compétences pour le réaliser, il est nécessaire de s’appuyer sur un professionnel compétent, et donc enregistré IPRP, comme Document Unique Facile.

L’absence de document unique est sanctionnée par l’article R.4741-1 du Code du travail, qui prévoit une contravention de 5e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. Mais certaines situations peuvent s’avérer bien pires pour un gérant d’entreprise que de recevoir une simple amende. Par exemple, en cas d’accident grave survenu sur un risque connu, mais sur lequel il n’y a jamais eu de mesure de prévention d’appliquée (ou pire, l’absence totale de document unique). Aux yeux de la justice, cela constitue une faute inexcusable de l’employeur. Devant le conseil de prud’hommes, les sanctions financières appliquées peuvent atteindre de tels montants qu’elles sont susceptibles de mettre les entreprises en faillite.

Notre choix des unités de travail pour ce document unique office notarial.

Avant d’évaluer les risques, il faut découper l’activité de l’office notarial en unités de travail. Une unité de travail est un regroupement de différentes tâches exercées au sein de l’entreprise, et qui exposent à des risques professionnels de même nature.

Pour notre document unique office notarial, nous avons retenu 6 unités de travail, avec un total de 18 situations à risque : la Rédaction d’acte notarié, l’Accompagnement au droit et signature d’actes notariés, la Visite de terrain, le Déplacement routier, l’Environnement de travail et les Locaux de travail. Ce découpage est donc principalement basé sur les différentes tâches qui structurent l’activité d’un notaire, c’est-à-dire la production d’acte, le contact avec la clientèle, les interventions à l’extérieur de l’office, ainsi que l’organisation / le bâtiment de l’étude. Voici, pour chacune de ces unités de travail, les principaux dangers et risques que nous avons identifiés.

Rédaction d’acte notarié

Cette unité de travail couvre la préparation des dossiers et la rédaction proprement dite (ex : recherche des pièces, rédaction et relecture des actes, constitution des annexes, classement des minutes, etc.).

Travail prolongé sur écran : la rédaction d’actes se fait aujourd’hui intégralement sur ordinateur, y compris la signature électronique et l’envoi des pièces. Les risques de fatigue visuelle sont présents chaque jour. Ils sont majorés en fonction de la distance à l’écran, du contraste, de l’éclairage de la pièce, ainsi que de l’absence de pause visuelle. Les dommages les plus fréquents que cela occasionne sont de la fatigue oculaire, de la sécheresse oculaire, des maux de tête et une baisse de la concentration en fin de journée. (Le travail sur écran fait l’objet de dispositions propres, aux articles R.4542-1 et suivants du Code du travail : analyse des postes, organisation de pauses, surveillance de la vue.) Des informations utiles sont notamment disponibles sur la page travail de bureau de l’INRS.

Position assise prolongée : un clerc ou un notaire passe l’essentiel de sa journée de travail assis, parfois sans interruption entre deux dossiers. Les risques de développer des TMS (troubles musculosquelettiques) sont majorés si le mobilier de bureau est inadapté ou mal réglé (ex : siège de bureau trop haut, plan de travail trop bas obligeant à se courber vers l’avant, etc.). Les principaux dommages qui peuvent en résulter sont des cervicalgies, des douleurs au niveau des trapèzes, des lombalgies et des troubles de la circulation veineuse des membres inférieurs (INRS, troubles musculosquelettiques).

Manutention des minutes, des répertoires et des dossiers : un acte se termine par un archivage de minute, et cet archivage se fait à la main. Les risques de lombalgies et de heurts sont présents lors du port de registres, de boîtes d’archives et de piles de dossiers, souvent sur plusieurs niveaux et jusque dans un local d’archivage. Les dommages les plus fréquents sont des tendinopathies de l’épaule, des lombalgies aiguës.

Attention soutenue et responsabilité juridique de l’acte : un acte authentique engage la responsabilité professionnelle de l’office pendant des années, et une erreur de désignation ou de calcul peut avoir des conséquences financières lourdes pour un client. La charge mentale est également majorée par des interruptions permanentes (ex : appels téléphoniques, sollicitations de collègues, messagerie, etc.) qui obligent à reprendre sa lecture à de nombreuses reprises. Les dommages possiblement provoqués sont une importante charge mentale, de possibles troubles du sommeil, voire de l’anxiété avant la signature d’acte.

Accompagnement au droit et signature d’actes notariés

Cette unité de travail couvre la relation directe avec la clientèle (ex : rendez-vous de conseil, accueil physique et téléphonique, lecture de l’acte aux parties, signature, suivi des réclamations, etc.).

Tensions émotionnelles liées à l’accompagnement des clients : le notaire intervient à des moments difficiles de la vie (ex : succession après un décès, divorce, donation-partage, etc.). Les risques psychosociaux qui en découlent proviennent de la nécessité de rester neutre (ou courtois) face à des personnes en deuil, en colère ou en conflit ouvert, sans jamais laisser paraître son propre ressenti. Les dommages qui peuvent en résulter sont de la fatigue émotionnelle, un sentiment d’impuissance, voire à la longue, de l’épuisement professionnel. Ce danger, qui est également un danger signature du métier, fera lui aussi l’objet d’un développement dédié.

Incivilités et agressions verbales : les délais de traitement, le montant des émoluments, l’attente d’un versement de fonds ou le refus d’un montage juridique déclenchent régulièrement des montées de ton, y compris au téléphone et par courriel. Les risques d’incivilités sont plus élevés pour les personnes en charge de l’accueil, qui prennent les mécontentements de plein fouet sans pour autant avoir la main sur le dossier. Les dommages résultant de ces situations sont du stress, une dégradation de l’ambiance de travail et un sentiment de dévalorisation.

Agressions physiques : plus rares que les agressions verbales, elles restent possibles lorsqu’un litige dégénère, notamment lors d’un rendez-vous de succession réunissant des héritiers en conflit. Les risques de coups et de bousculades sont majorés du fait que le bureau est un espace fermé d’où on ne peut sortir, et parfois par la présence d’un seul collaborateur. Les dommages qui peuvent en résulter sont des hématomes, des plaies, des fractures, voire un traumatisme psychologique durable.

Contraintes vocales et posturales des rendez-vous : la lecture intégrale d’un acte, les explications répétées et les rendez-vous enchaînés imposent de parler pendant de longues périodes, en position assise. Les risques liés au forçage vocal sont plus importants lorsque plusieurs personnes sont présentes et qu’il faut élever la voix. Les dommages les plus fréquents que cela peut occasionner sont de la fatigue vocale, des douleurs cervicales et de la fatigue nerveuse en fin de journée.

Visite de terrain

Cette unité de travail couvre les déplacements en dehors de l’office notarial (ex : visite avant vente, constat d’état des lieux, inventaire après décès, ouverture d’un logement vacant, vérification des limites d’une parcelle, etc.).

Chutes de plain-pied et chutes de hauteur dans les biens visités : un notaire visite des lieux qu’il ne connaît pas et sur lesquels il n’a pas de maîtrise. Les risques de chute sont particulièrement présents dans les escaliers sans main courante, sur les sols dégradés, dans les caves et les combles mal éclairés, ainsi que sur les terrains en friche, notamment par mauvais temps. Les dommages possibles varient en fonction de la hauteur de chute : contusions, entorses, fractures, traumatismes crâniens, voire décès. Ce danger, qui est également un danger signature du métier, fera lui aussi l’objet d’un développement dédié.

État sanitaire des lieux et risque biologique : un inventaire après décès conduit à intervenir dans des logements restés fermés durant plusieurs mois, parfois encombrés, voire insalubres. Les risques de contamination par inhalation sont liés à la présence possible de moisissures, de déjections d’animaux, de nuisibles et de déchets. Ils sont majorés en l’absence totale de ventilation. Les dommages possibles sont des réactions allergiques, des atteintes respiratoires, mais surtout des infections biologiques en cas de coupure / piqûre.

Présence d’amiante et de plomb dans le bâti ancien : les biens vendus ou inventoriés peuvent être antérieurs à 1997. Dans ces vieilles demeures, les matériaux dégradés peuvent libérer des fibres ou des poussières. Les risques d’inhalation sont particulièrement présents lorsque les diagnostics plomb / amiante ne sont pas encore établis au moment de la visite. Les dommages résultant d’une exposition répétée à l’amiante et au plomb peuvent apparaître plusieurs décennies plus tard.

Travail en autonomie sur un bien isolé : les visites se font fréquemment seul, dans un logement vide, sur un terrain éloigné, et parfois sans réseau téléphonique. Les risques ne se limitent pas à la difficulté d’être secouru en cas d’accident : l’ouverture d’un bien dont on ignore l’occupation expose potentiellement à des rencontres avec des squatteurs, voire avec des animaux. En cas d’accident, le temps supplémentaire nécessaire pour donner l’alerte et que les secours arrivent aggrave souvent la situation de la victime.

Déplacement routier

Cette unité de travail couvre les trajets entre l’office et les rendez-vous extérieurs (ex : visites de biens, signatures à domicile ou en établissement de santé, déplacements en chambre des notaires, rendez-vous en mairie ou au service de la publicité foncière, etc.).

Accident de la circulation : le déplacement professionnel est le danger qui provoque le plus d’accidents graves dans les professions dites « de bureau ». Les risques de collision sont majorés lors des trajets effectués entre deux rendez-vous, avec des horaires contraints obligeant à être ponctuel peu importe les aléas rencontrés. En cas d’accident de la route, les dommages qui peuvent survenir sont des contusions, des fractures, des lésions au niveau de la colonne vertébrale, voire le décès d’une ou plusieurs personnes.

Usage du téléphone et distraction au volant : un office notarial doit rester joignable tandis que ses collaborateurs sont amenés à se déplacer, ce qui conduit à la nécessité de traiter des appels et des messages en conduisant. Les risques d’inattention au volant sont présents même lorsque l’on utilise un kit mains libres, l’attention du conducteur étant davantage captée par la conversation téléphonique que par ce qui se passe sur la route. Les dommages possibles sont ceux d’un accident de la route : contusions, fractures, lésions au niveau de la colonne vertébrale, voire décès d’une ou plusieurs personnes.

Posture de conduite et fatigue : les trajets en voiture s’ajoutent à des journées de travail passées au bureau, en position assise. Les dommages les plus fréquents que cela occasionne sont des lombalgies, des raideurs cervicales ainsi qu’une fatigue de l’organisme qui tend à relâcher la vigilance au volant, augmentant les risques d’avoir un accident de la route.

Environnement de travail

Cette unité de travail couvre l’organisation générale de l’office (ex : répartition de la charge de travail, délais, relations internes, outils numériques, articulation entre vie professionnelle et vie personnelle, etc.).

Charge de travail et délais contraints : un office a besoin d’assurer des échéances temporelles non négociables (ex : date de signature fixée avec la banque, délai de dépôt d’une déclaration de succession, purge d’un droit de préemption, etc.). Pour le personnel de l’office, les risques d’épuisement professionnel sont majorés lors des périodes de pointe d’activité. Les dommages possibles sont de la fatigue chronique, de l’irritabilité, et parfois un désengagement dans son travail.

Sollicitations en dehors des horaires de travail : la messagerie professionnelle (e-mail) suit le collaborateur sur son smartphone, et les clients comme les collaborateurs écrivent parfois le soir et le week-end. Les risques d’hyperconnexion sont majorés dans les offices notariaux qui valorisent des temps de réponse qui soient les plus courts possibles. Les dommages qui peuvent en résulter sont un manque de temps pour récupérer entre deux journées de travail, des troubles du sommeil, et un effacement de la frontière vie professionnelle / vie personnelle (le droit à la déconnexion est un droit à part entière, inscrit au 7° de l’article L.2242-17 du Code du travail).

Locaux de travail

Cette unité de travail couvre le bâtiment qui abrite l’office (ex : bureaux, salle de signature, accueil, circulations, local de conservation des minutes, espaces communs, etc.).

Chutes de plain-pied et escaliers : beaucoup d’offices notariaux occupent des locaux anciens en centre-ville, avec des escaliers raides, et des sols au revêtement glissant, notamment les jours de pluie. Les risques de chute sont plus importants lorsqu’une personne descend des marches en portant une pile de dossiers, qui l’empêche de tenir la main courante. Les dommages les plus fréquemment provoqués sont des contusions, des entorses, des fractures ainsi que des traumatismes crâniens.

Électricité et incendie : des rallonges, des multiprises en cascade et de grandes quantités de papier stockées augmentent à la fois la probabilité de départ de feu, mais aussi sa vitesse de propagation. Les risques de brûlure et d’intoxication par les fumées sont majorés en cas de difficulté à évacuer les locaux. À noter qu’un office notarial reçoit du public et relève donc de la réglementation des établissements recevant du public : ERP. Les dommages possibles en cas d’incendie sont des brûlures, l’intoxication par inhalation de fumées, voire le décès.

Ambiances de travail des bureaux : un mauvais éclairage dégrade la capacité des personnes à se concentrer durant plusieurs heures d’affilée. Les risques liés à la chaleur doivent désormais être évalués expressément dans le document unique, en application des articles R.4463-1 à R.4463-8 du Code du travail (en vigueur depuis le 1er juillet 2025). Les dommages les plus fréquents que cela peut occasionner sont de la fatigue oculaire, des maux de tête, une baisse de la vigilance, voire des malaises en période de forte chaleur.

Document Unique Office Notarial - Trame d’evaluation des risques professionnels

Tableau d’évaluation des risques professionnels complété de notre document unique pour Office Notarial.

Document Unique Office Notarial - Methode d’evaluation des risques professionnels

Méthode d’évaluation des risques professionnels utilisée pour évaluer chacun des risques de notre document unique pour Office Notarial

Prévenir les risques lors des visites de terrain et des inventaires dans les offices notariaux.

Une visite de terrain est un moment où le collaborateur de l’office notarial sort d’un environnement de travail qu’il connaît et qu’il maîtrise, pour entrer dans un lieu qui lui est inconnu, et dont personne ne connaît l’état. De plus, il s’y retrouve généralement seul.

Un inventaire après décès illustre bien la situation : le logement est resté fermé durant plusieurs semaines, l’électricité a parfois été coupée, les volets sont clos, etc. De plus, les lieux sont parfois encombrés, ce qui oblige à enjamber les objets traînant au sol pour atteindre une pièce. Enfin, les affaires à inventorier peuvent se trouver en hauteur ou dans une cave. Si à cela se rajoute la présence d’héritiers qui sont en désaccord durant l’opération, la tension est encore plus forte.

Ces situations se traitent principalement par une procédure de visite écrite. C’est une logique que l’on retrouve dans d’autres métiers où l’on entre dans des biens privés, comme dans les agences immobilières par exemple.

Pour notre document unique office notarial, les mesures de prévention contre les risques des visites de terrain que nous avons retenues sont les suivantes :

Réunir les informations sur le bien avant la visite : l’année de construction, l’existence des diagnostics plomb / amiante, la présence d’un animal, et l’état d’occupation des lieux. L’interlocuteur devra également préciser si l’électricité et l’eau sont coupées. Renseignez systématiquement ces points au moment de la prise de rendez-vous.
Écrire une procédure de visite et l’appliquer à tous : elle fixe qui est prévenu du départ, l’heure de retour attendue, l’appel de fin de visite et la conduite à tenir en cas d’absence de nouvelles. Cette procédure vaut pour tout le monde au sein de l’office, sans quoi elle ne sera pas respectée. Enfin, il est nécessaire de garder sur soi un moyen de communication (ex : smartphone) en permanence.
Renoncer à la visite quand les conditions ne sont pas réunies : des règles de retrait explicites devront être posées : logement obscur si l’on n’a pas de lumière adaptée, logement insalubre, ou risquant de s’effondrer. On choisira alors de reprogrammer la visite. Aucun délai d’acte ne justifie de prendre des risques inconsidérés durant une visite. Un collaborateur ne doit jamais pouvoir décider seul de passer outre ces mesures de sécurité.
Ne jamais monter ni descendre dans un espace non sécurisé : les combles sur solives, les cuves, ou encore les toitures ne se visitent pas. Ce qui n’est pas accessible depuis un sol stable se fait constater par une personne compétente (INRS, équipements d’accès en hauteur). Faites appel au service d’un professionnel extérieur, équipé du matériel nécessaire, lorsqu’il est nécessaire d’accéder à un espace en hauteur non sécurisé.
Toujours garder un lot d’équipement dans son véhicule : une lampe torche, des gants de protection contre les risques mécaniques (Type EN 388), du gel hydroalcoolique, de l’eau, des chaussures fermées à semelle antidérapante, une trousse de premiers secours, voire un masque jetable FFP3 (Type EN 149). Ces équipements sont personnels et doivent rester dans le véhicule. Éviter au maximum de devoir emprunter du matériel venant de tiers.
Se faire accompagner pour les opérations sensibles : l’inventaire en présence d’héritiers en conflit, l’ouverture d’un bien vacant, et la première visite d’un logement encombré se font à deux quand c’est possible. En cas de nécessité, un rendez-vous en présence d’un tiers neutre reste préférable. Identifiez en amont des visites les dossiers qui relèvent de ces cas de figure.
Mettre à jour la vaccination antitétanique : des coupures sur du métal rouillé, du verre ou des échardes de bois peuvent très bien survenir lors des inventaires. La vérification des vaccins dans le carnet de santé peut se faire avec le médecin généraliste, ou avec le service de prévention et de santé au travail, au même titre que la visite périodique. Il est utile d’aborder ce point lors de la visite d’embauche des collaborateurs.

Prévenir la charge émotionnelle et les agressions dans l’accompagnement des clients d’un office notarial.

Le notariat est présent dans la vie de chacun, et souvent dans des moments de bascule familiale et personnelle. De ce fait, un collaborateur d’office notarial peut recevoir de la colère, du chagrin ou encore de la méfiance, mais en devant rester neutre émotionnellement, impassible, jusqu’à la fin de l’acte.

La branche a traité ce sujet en tant que tel. Dans l’accord du 21 septembre 2017, il est prévu que les risques psychosociaux identifiés et évalués par l’employeur doivent être transcrits dans le document unique, en application de l’article R.4121-1 du Code du travail et de l’accord de branche du 13 juillet 2017. Un office notarial qui ne traite pas les risques psychosociaux dans son document unique ne répond donc pas au Code du travail, ni à sa convention collective.

Trois mécanismes distincts se cumulent au sein de l’office notarial. Le premier est l’exposition répétée à la détresse d’autrui, qui produit une usure psychologique lente. Le deuxième est le travail émotionnel, c’est-à-dire l’obligation de masquer ses ressentis et ses émotions pour rester « professionnel » en toute circonstance. Enfin, le troisième est le conflit de loyauté, lorsqu’un notaire doit refuser à un client une solution que celui-ci envisageait et qu’il estimait légitime. Ces trois mécanismes à l’origine de troubles psychosociaux n’appellent pas les mêmes réponses. L’INRS les distingue d’ailleurs dans son dossier sur les agressions et violences externes.

Pour notre document unique office notarial, les mesures de prévention contre la charge émotionnelle et les agressions que nous avons retenues sont les suivantes :

Aménager les bureaux de rendez-vous pour assurer la sécurité des collaborateurs : le siège du collaborateur devra être placé préférentiellement du côté porte, celle-ci ne devra pas être verrouillable de l’intérieur, et un vitrage doit permettre de voir ce qui s’y passe depuis le couloir. Dans tous les cas, un rendez-vous sensible ne doit jamais être organisé dans une pièce isolée.
Préparer les rendez-vous à fort potentiel de conflit : une succession litigieuse, une vente sous tension ou un dossier marqué par une / des réclamation(s) doivent être davantage préparés en amont. Dans ces cas de figure, prévoyez deux personnes dans la pièce, annoncez le déroulé en début d’entretien, et fixez une durée maximum à ne pas dépasser.
Donner des marges à l’accueil : si la personne à l’accueil ne peut rien annoncer, rien accorder, ni rien expliquer, elle va fatalement devenir une cible du mécontentement des clients de l’office. Il faut donc lui donner des éléments de réponses préétablies sur les délais de traitement, les émoluments, et la possibilité de transférer un appel ou un client problématique à un référent.
Accorder le droit de mettre fin à un entretien : en cas d’incident relationnel, chaque collaborateur doit savoir qu’il peut mettre fin à un rendez-vous (ou raccrocher au téléphone) après avoir annoncé à son interlocuteur son intention, sans devoir s’en justifier par la suite. Cette règle devra être énoncée par le titulaire de l’office, et rappelée après chaque incident.
Organiser des temps d’échanges réguliers : une réunion d’équipe, même courte, centrée sur les dossiers difficiles, permet à chacun de partager ce qu’il a enduré individuellement (nommer une situation en groupe peut permettre d’en réduire l’impact personnel). Il est recommandé d’inscrire ces temps d’échange de temps à autre dans les plannings, au même titre que les rendez-vous client.
Repérer et orienter les personnes en difficulté : un changement d’humeur, un collaborateur qui se met en retrait, des erreurs inhabituelles dans les dossiers, ou un absentéisme de plus en plus important constituent des signaux d’alerte. Dans ces conditions, il est parfois difficile mais souvent nécessaire de parler à la personne pour l’orienter vers un professionnel de santé compétent (ex : médecin généraliste, médecin du travail, psychologue, psychiatre, etc.).
Organiser la prise en charge après une agression : un collaborateur agressé par un client ne devra plus pouvoir être mis en contact avec celui-ci. Une déclaration d’accident du travail devra être établie, même si le collaborateur ne présente pas de blessure apparente. Il est souhaitable que l’office notarial accompagne la personne dans ses démarches afin de l’épauler. Enfin, inscrire ce protocole dans le document unique prouve qu’il a été pensé avant tout incident, et non improvisé à la hâte ensuite.

Les EPC et EPI indispensables pour tout office notarial.

Dans toutes les entreprises, la prévention des risques commence par la suppression des dangers à la source, puis par la mise en place d’équipements de protection collectifs (EPC), et enfin par le port d’équipements de protection individuelle (EPI), seulement en dernier recours. Cet ordre est imposé par l’article L.4121-2 du Code du travail.

Les protections collectives qui nous paraissent indispensables pour tout office notarial sont :

Un poste de travail réglable et bien réglé : siège de bureau avec hauteur réglable, accoudoirs réglables, soutien lombaire ajustable, et repose-pieds si nécessaire, le tout réglé à la morphologie de la personne qui l’utilise.

Un ou des écrans de taille suffisante, positionnés de préférence perpendiculairement aux fenêtres (pour éviter les reflets), complétés de rideaux / stores pour ajuster l’apport de lumière naturelle.

Des rayonnages d’archives ancrés au sol ou au mur, avec charge admissible affichée et dont les niveaux bas sont réservés aux registres les plus lourds.

Des moyens d’accès en hauteur adaptés : escabeaux, marchepieds. L’échelle doit uniquement servir de moyen d’accès à des zones situées en hauteur en déplacement sur le terrain.

Un chariot et une desserte roulante pour supprimer le port des registres sur plusieurs mètres.

Un aménagement des bureaux de rendez-vous permettant de sortir rapidement en cas de nécessité, avec vitrage donnant sur une autre partie de l’office.

Des mains courantes sur l’ensemble des escaliers, et un bon éclairage des espaces de circulation. En plus de réduire les risques, ils augmentent le confort au travail, en particulier dans les bâtis anciens.

Des extincteurs adaptés au feu à combattre, signalés et vérifiés chaque année, dont le chemin d’accès ne doit jamais être encombré.

Les protections individuelles qui nous paraissent indispensables pour tout office notarial sont :

Masque jetable FFP3 contre les poussières et les moisissures (Type EN 149) pour les visites de terrain et les inventaires.

Gants de protection contre les risques mécaniques (Type EN 388) pour les visites de terrain et les inventaires.

Chaussures fermées à semelle antidérapante pour les visites de terrain et les inventaires.

Lampe torche à garder dans son véhicule pour les visites de terrain et les inventaires.

Trousse de premiers secours complète à garder dans son véhicule pour les visites de terrain et les inventaires.

Dispositif d’alarme pour travailleur isolé (DATI) ou téléphone à toujours garder sur soi lors des visites en autonomie.

Ces équipements devront être mis gratuitement à disposition des salariés par l’employeur, qui devra également en assurer l’entretien voire le remplacement si nécessaire, conformément à l’article R.4321-4 du Code du travail. De son côté, le salarié est tenu de les utiliser conformément aux consignes reçues, en application de l’article L.4122-1.

La formation et la sensibilisation aux risques des salariés dans les offices notariaux.

La formation des salariés à la sécurité est une obligation à part entière de l’employeur. En effet, les articles L.4141-1 et suivants du Code du travail imposent d’organiser une formation appropriée à la sécurité au poste de travail de chacun des salariés lors de l’embauche, mais également en cas de changement de poste, ou après un arrêt de travail prolongé.

Dans un office notarial, cette obligation de formation est d’autant plus importante que la formation professionnelle porte quasi exclusivement sur le droit, alors que dans les offices, les tâches à effectuer sont variées, et qu’une partie du travail se fait sur le terrain, parfois seul.

Les formations et actions de sensibilisations que nous recommandons pour un office notarial sont les suivantes :

Sensibilisation à l’ergonomie du poste de travail sur écran, avec réglage adapté à la morphologie de la personne (ex : hauteur de siège, position des accoudoirs, distance d’écran, hauteur du haut de l’écran, etc.).

Formation PRAP aux gestes et postures, adaptée au travail de bureau et à la manutention d’archives.

Formation à la gestion des situations difficiles et de l’agressivité potentielle de clients, avec présentation de situations réellement vécues dans l’office.

Sensibilisation à l’importance d’une procédure de visite de terrain, en particulier pour le travail isolé (règle de retrait en cas de danger et appel en fin de visite).

Sensibilisation au risque routier et à la gestion de la fatigue (ex : s’arrêter pour une courte pause plutôt que de se forcer à conduire parce que l’on arrive bientôt).

Exercice d’évacuation des locaux et formation à la manipulation des extincteurs, avec répartition des rôles entre collaborateurs de l’office et aide à l’évacuation des clients de l’office.

Accueil sécurité systématique des non-permanents : stagiaires, alternants, et collaborateurs en remplacement, le jour de leur arrivée, en s’appuyant sur les risques identifiés dans le document unique.

À cela peut s’ajouter la formation SST (sauveteur secouriste du travail), afin de connaître les gestes permettant de se mettre en sécurité et de porter secours en cas de problème.

Chaque formation suivie devra être inscrite dans le passeport de prévention du salarié, prévu par l’article L.4141-5 du Code du travail, qui recense les différentes attestations du salarié en matière de santé et de sécurité au travail.

Document Unique Office Notarial - Trame de prevention des risques professionnels

Tableau de prévention des risques professionnels complété de notre document unique pour Office Notarial

Quand le document unique de votre office notarial doit-il être mis à jour ?

Un document unique doit être mis à jour à chaque fois que la réalité de l’entreprise s’écarte de ce qui y est décrit : une nouvelle activité, un nouvel équipement, un nouveau poste de travail, ou encore un risque que l’on n’avait pas répertorié.

Sur ce point, un office notarial se trouve dans une situation particulière. En effet, le Code du travail réserve normalement la mise à jour annuelle obligatoire du document unique aux entreprises de onze salariés et plus. Mais pour ce qui est des offices notariaux, l’accord de branche du 13 juillet 2017 impose de réaliser une mise à jour au moins annuelle, sans distinction d’effectif.

À cela s’ajoutent deux cas de mise à jour supplémentaires du document unique :

Lors de toute décision d’aménagement modifiant les conditions de santé et de sécurité, ou les conditions de travail.

Lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque est portée à la connaissance du gestionnaire de l’office.

Dans le notariat, le premier cas se rencontre parfois (ex : développement d’une activité de négociation immobilière).

En ce qui concerne le deuxième cas, prenons l’exemple d’une collaboratrice qui descend l’escalier du minutier avec une pile de dossiers dans les bras. Son pied glisse sur une marche usée, et elle se rattrape de justesse à la rampe sans chuter au sol. Aucun accident du travail n’est à déclarer, personne n’est en arrêt, mais il faut éviter que la situation se présente à nouveau et qu’un véritable accident survienne : il faut donc inscrire ce danger dans le document unique et trouver une ou plusieurs actions correctives pour ne plus que cela survienne (ex : coller un revêtement antidérapant sur les marches).

C’est pour cela que nos documents uniques sont au format Excel et non au format PDF : vous pouvez procéder à la mise à jour par vous-même, facilement et rapidement, sans devoir payer à nouveau. Notre guide dédié à la mise à jour du document unique détaille la marche à suivre.

Mettre en place dans votre office notarial les mesures de prévention des risques inscrites dans le document unique.

Une fois les risques évalués et les actions de prévention des risques définies, il reste à les mettre en place sur le terrain. C’est cette étape qui transforme une « obligation administrative » en un gain perceptible pour l’office notarial.

L’article L.4121-3-1 du Code du travail organise cette étape. Les entreprises d’au moins cinquante salariés doivent établir un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT). En dessous de ce seuil (qui correspond à la quasi-totalité des offices notariaux) l’employeur devra uniquement définir des actions de prévention et les inscrire dans le document unique. (Ce même article du Code du travail impose la durée de conservation du document unique et de ses versions successives à quarante ans minimum.)

Chez Document Unique Facile, nous sommes convaincus que ce type de calendrier est efficace pour passer à l’action sur le terrain. C’est pourquoi nos documents uniques intègrent tous un calendrier de type PAPRIPACT : chaque mesure de prévention se voit attribuer une échéance de mise en place : au cours du premier semestre, au cours du deuxième semestre, ou peut-être l’année prochaine. (Note : si vous avez moins de 50 salariés, vous n’êtes pas obligé de l’utiliser, cela reste facultatif)

FAQ sur le document unique en office notarial.

C’est quoi le document unique pour une entreprise ?

C’est le document dans lequel l’employeur transcrit le résultat de l’évaluation des risques professionnels. Il recense les dangers présents dans l’entreprise, décrit les risques auxquels les travailleurs sont exposés et les hiérarchise du plus grave au moins grave. Il associe également à chacun de ces risques des mesures de prévention.

Est-ce que le document unique est obligatoire pour mon office notarial ?

Oui, dès le premier salarié employé et sans seuil d’effectif. Un alternant ou un stagiaire (hors stage d’observation) déclenchent l’obligation au même titre qu’un employé à temps plein. Le notariat dispose en outre d’un accord de branche dédié au DUERP.

Quel est le rôle du document unique dans mon office notarial ?

Il sert à identifier les dangers qui exposent les salariés, à les hiérarchiser du plus grave au moins grave, puis à choisir les mesures de prévention utiles pour s’en protéger. Il permet aussi de rendre visibles des risques que l’on tend à banaliser (ex : charge émotionnelle lors des rendez-vous de succession).

Faut-il inscrire les risques psychosociaux dans le document unique d’un office notarial ?

Oui, et l’obligation est double. Elle résulte du Code du travail, qui ne distingue pas les risques physiques des risques psychosociaux, et de l’accord de branche du 21 septembre 2017, qui prévoit expressément leur transcription dans le DUERP.

Qui doit établir le document unique de mon office notarial ?

C’est l’employeur qui en porte la responsabilité, c’est-à-dire le notaire titulaire ou la structure d’exercice. Il peut le rédiger lui-même s’il en a les compétences, ou à défaut faire appel à un professionnel compétent, et donc enregistré IPRP.

Comment rédiger le document unique de mon office notarial ?

La démarche se déroule en quatre étapes : découper l’activité en unités de travail, identifier les dangers propres à chaque unité, évaluer les risques à partir de plusieurs paramètres (ex : occurrence, exposition, gravité, maîtrise), puis définir les actions de prévention. Notre page consacrée à l’évaluation des risques professionnels détaille chacune de ces étapes.

Qui peut consulter le document unique de mon office notarial ?

Les salariés, les membres du CSE lorsqu’il existe, le médecin du travail, l’inspection du travail et les agents des services de prévention de la CARSAT. Un ancien collaborateur peut également demander à consulter les versions en vigueur pendant sa période d’activité, ce qui explique l’obligation de conservation sur quarante ans.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour le document unique de mon office notarial ?

Au moins une fois par an du fait de l’accord de branche du notariat qui retient cette fréquence annuelle sans distinction d’effectif. En dehors de cette fréquence, la mise à jour s’impose lors de tout aménagement important (ex : lancement d’une activité de négociation immobilière) ou lorsqu’une information nouvelle sur un risque est portée à la connaissance de l’employeur.

Qui doit mettre à jour le document unique de mon office notarial ?

La responsabilité de la mise à jour appartient au chef d’entreprise. Il peut également la confier à un prestataire, mais cela ne le déresponsabilise pas aux yeux de la loi. C’est pour ces mises à jour que nous livrons nos documents uniques au format Excel. Il s’agit d’un format modifiable, contrairement au format PDF qui est proposé par d’autres entreprises.

Téléchargement du document unique pour office notarial gratuit.

Ci-dessous, vous pouvez télécharger notre modèle de document unique gratuit pour office notarial. Il se présente sous la forme d’un fichier Excel de 5 pages :

Une page d’illustration dédiée aux notaires.

Une page d’informations sur l’office notarial.

Une page de présentation de la méthode d’évaluation des risques professionnels.

Une page d’évaluation des risques professionnels.

Une page de prévention des risques professionnels, avec son calendrier de mise en œuvre.

Ce modèle est gratuit et totalement modifiable, comme nos autres documents uniques par métier déjà complétés, tel que notre document unique office notarial à retrouver ici.

Office Notarial - Document Unique Gratuit.xlsx

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