Document unique Agence de Communication :
guide et modèle à télécharger

Rédigé par : Thony Maufay, ingénieur sécurité au travail – IPRP - Créateur de Document Unique Facile.

Date de rédaction : 19 Août 2026.

Une agence de communication est une entreprise dont les dangers ne se voient pas. Aucune machine dangereuse, aucun produit chimique à utiliser, aucune charge lourde à manutentionner : les salariés y travaillent assis, devant un écran, dans des locaux chauffés l’hiver, voire climatisés l’été. Pourtant, les dangers existent bel et bien : position assise prolongée, travail sur écran quasi permanent, stress managérial, délais vis-à-vis des clients à respecter, sollicitations en dehors des heures de travail, etc.

Une donnée permet de mesurer l’ampleur de l’exposition aux écrans au sein des agences de communication. L’INRS rapporte que, d’après l’enquête Conditions de travail de la DARES, 71 % des salariés français étaient utilisateurs de postes informatiques, et que cette proportion atteignait 98,8 % chez les cadres et professions intellectuelles supérieures. Or les cadres et professions intellectuelles supérieures représentent parfaitement les salariés type d’une agence de communication. La différence avec la plupart des autres métiers de bureau tient au fait qu’ici, l’écran n’est pas un outil parmi d’autres : c’est l’outil de production en lui-même. Un graphiste, un développeur, y passe la quasi-totalité de ses journées de travail, en utilisant souvent plusieurs écrans à la fois, sans tâche particulière qui le forcerait à utiliser autre chose qu’un ordinateur.

Face à cela, le document unique est l’outil qui doit permettre à votre agence de communication de recenser les risques, de les évaluer, puis de définir les actions de prévention permettant de les réduire. Le but final est de diminuer le nombre d’accidents du travail, et la probabilité que vos salariés développent des maladies professionnelles à long terme. Cet article vous expliquera dans le détail à partir de quand le document unique est obligatoire pour toute agence de communication, et comment le structurer. Pour cela, nous allons vous présenter les différents choix que nous avons retenus pour élaborer notre propre document unique pour agences de communication, que vous pouvez retrouver en téléchargement ici.

Notre document unique déjà complété pour Agence de Communication est à retrouver en téléchargement ici.

À partir de quand une agence de communication doit-elle avoir un document unique ?

Dès qu’une agence de communication emploie un salarié minimum, et quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD, alternance, stage hors stage d’observation), elle doit posséder un document unique.

Cette obligation repose sur deux articles du Code du travail : l’article L.4121-3 qui impose à l’employeur d’évaluer les risques qui pèsent sur la santé et la sécurité des travailleurs, et l’article R.4121-1 qui l’oblige à consigner le résultat de cette évaluation des risques dans un document unique. Déléguer la rédaction du document unique (ex : à une entreprise extérieure, ou à un consultant) ne transfère pas votre responsabilité : en tant que dirigeant de l’agence de communication, vous demeurez le seul responsable du document unique aux yeux de la loi. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de s’appuyer sur un professionnel compétent, et donc enregistré IPRP, comme Document Unique Facile.

L’absence de danger visible, comme cela peut être le cas dans une agence de communication, ne dispense en rien d’évaluer les risques. Un poste entièrement sédentaire, dans des locaux confortables, expose tout de même à certains risques professionnels : troubles musculosquelettiques, fatigue visuelle, risques psychosociaux, etc. Le Code du travail ne fait pas la distinction entre des secteurs qui seraient « dangereux » et les autres. L’inspection du travail non plus. Un autre point mérite d’être rappelé : les alternants et les stagiaires comptent au même titre que les salariés permanents dans l’évaluation des risques. Certains peuvent être particulièrement exposés au stress managérial, du fait qu’ils sont novices et qu’ils sont au plus bas de l’échelle hiérarchique.

L’absence de document unique, ou un document unique laissé sans mise à jour, constitue une infraction entraînant une contravention de 5e classe (article R.4741-1 du Code du travail). Mais l’enjeu principal se situe ailleurs. À titre d’exemple, au sein des agences de communication, l’épuisement professionnel (burn-out) d’un salarié soumis à une charge de travail excessive peut finir par se régler au tribunal. Si l’agence n’a pas de document unique, ou que celui-ci ne mentionne pas ces risques, la faute inexcusable de l’employeur a de fortes chances d’être retenue. Devant le conseil de prud’hommes, la sanction financière prononcée peut alors atteindre de tels montants qu’elle est susceptible de mettre l’agence de communication en péril.

Notre choix des unités de travail pour ce document unique agence de communication.

Une unité de travail est un regroupement de tâches exercées au sein de l’entreprise et qui exposent à des risques professionnels de même nature. Pour notre document unique agence de communication, nous avons retenu quatre unités de travail, avec un total de 28 situations à risque : le secrétariat et les ressources humaines, les développeurs et graphistes, la gestion de projet et le commercial, et enfin le contact clientèle. Ce découpage permet de distinguer des postes de travail qui semblent présenter les mêmes risques puisqu’ils nécessitent tous de travailler devant un écran, mais dont les contraintes sont en réalité différentes. Voici, pour chacune de ces unités de travail, les principaux dangers et risques que nous avons identifiés.

Secrétariat / RH : la gestion administrative et le personnel

Cette unité de travail couvre l’accueil, la gestion administrative, la facturation, le suivi des dossiers du personnel, le recrutement et la logistique interne de l’agence.

Long maintien de la posture assise : le travail administratif se fait quasi intégralement en position assise, sur des plages horaires de plusieurs heures, parfois sans faire de pause. Les risques sont majorés lorsque le poste de travail n’est pas adapté à la personne (ex : siège trop haut, plan de travail trop bas obligeant à se courber en avant, absence de repose-pieds). Les dommages possibles qui en résultent sont des cervicalgies, des dorsalgies, des lombalgies, ainsi que des troubles de la circulation veineuse au niveau des membres inférieurs. Ce danger, signature du métier, fera l’objet d’un développement dédié.

Travail prolongé sur écran : la saisie, le suivi des dossiers et la gestion des e-mails impose une exposition permanente aux écrans. Les risques varient en fonction de différents paramètres (ex : distance et luminosité de l’écran, éclairage de la pièce, reflets, absence de pause permettant de reposer ses yeux en fixant un point au loin). Les dommages possibles sont de la fatigue oculaire, une vision troublée, des picotements, des maux de tête, ainsi qu’une irritabilité en fin de journée.

Gestes répétitifs de saisie : la frappe au clavier et l’usage de la souris nécessitent d’effectuer plusieurs milliers de mouvements identiques chaque jour, avec le poignet le plus souvent en appui sur le plan de travail. Les dommages les plus fréquents que cela occasionne sont des tendinites du poignet et de l’épaule, ainsi qu’un syndrome du canal carpien au niveau des poignets.

Charge mentale et interruptions : le secrétariat rassemble les sollicitations de toute l’agence : appels téléphoniques, nombreux e-mails, sollicitations des collaborateurs en présentiel, gestion de certaines urgences, etc. Cette fragmentation permanente de l’attention représente une gêne au quotidien pour mener à bien son travail. Les dommages possibles que cela engendre sont une fatigue cognitive, du stress au travail et un risque accru d’erreur dans les dossiers à traiter.

Manutention et archivage : cartons d’archives, ramettes de papier, fournitures et matériel de communication sont manipulés régulièrement, et le plus souvent stockés en hauteur. Aller les chercher conduit à devoir monter sur un marchepied, un escabeau, voire du mobilier de bureau. Les dommages possibles qui en résultent sont des lombalgies, des chutes d’objets sur les pieds, ainsi que des chutes de faible hauteur. (Le port de charges est encadré par les articles R.4541-1 et suivants du Code du travail.)

Développeur / Graphiste : la production créative et technique

Cette unité de travail couvre la production de l’agence : création graphique, montage photo et vidéo, développement web, intégration, tests et livraison des supports.

Exposition intensive aux écrans : le travail de développement et de création graphique se fait intégralement sur ordinateur, fréquemment sur deux écrans, durant des journées entières. Les risques sont accrus pour les personnes présentant déjà des défauts de la vue (ex : myopie, astigmatisme, presbytie). Les dommages possibles sont de la fatigue et de la sécheresse oculaires, une vision troublée, des céphalées, ainsi qu’une baisse de la concentration. Ce danger, qui est également un danger signature du métier, sera traité dans le même développement.

Stress managérial : les développeurs et les graphistes occupent des postes d’importance au sein de l’agence, dont découlent fatalement des obligations de résultat. Les risques évoluent en proportion du nombre de contraintes auxquelles le personnel doit faire face (ex : délais de réalisation serrés, grandes amplitudes horaires, hiérarchie très regardante sur l’avancement des travaux, contradictions entre les équipes). Les dommages possibles sont une dégradation de l’ambiance de travail, de l’irritabilité, du stress, de l’anxiété, des troubles de l’hygiène alimentaire (ex : grignotage), le recours aux psychotropes (ex : médicaments, tabac), voire un épuisement professionnel. Ce danger fera l’objet d’un développement dédié.

Postures statiques prolongées : la création graphique et le développement supposent de rester relativement immobile au travail, avec un niveau de concentration élevé qui pousse à ne pas prendre de pause pour rester hautement productif. Les dommages possibles qui en résultent sont des cervicalgies, des douleurs des trapèzes, des lombalgies, ainsi que des troubles vasculaires liés à la sédentarité.

Gestes de précision répétés : la souris et la tablette graphique nécessitent de faire de petits mouvements avec une grande précision, et cela durant toute la journée de travail, en sollicitant toujours la même main. Les dommages les plus fréquents que cela occasionne sont des tendinites du poignet et du coude, ainsi qu’un syndrome du canal carpien.

Bruit et concentration en espace ouvert : les agences fonctionnent le plus souvent en espace ouvert, où le bruit des conversations téléphoniques, des échanges entre collègues et des réunions se superposent. Les niveaux sonores atteints ne risquent pas de mettre l’audition en danger, mais ils gênent la concentration, sur des tâches qui en exigent beaucoup. Les dommages qui en résultent sont de la fatigue cognitive, une charge mentale accrue, et davantage de risques de commettre des erreurs.

Hyperconnexion et horaires étendus : les périodes de rush avant livraison conduisent à effectuer des journées de travail à rallonge et à rester connecté le soir et le week-end (d’autant que les outils de production / communication restent accessibles n’importe où avec une simple connexion internet). Les dommages possibles résultant de cette disponibilité permanente sont des troubles du sommeil, une incapacité à décrocher et, à terme, de l’épuisement professionnel (burn-out).

Risque électrique : un câble dénudé sur un chargeur de téléphone ou d’ordinateur (ex : cuivre apparent) couplé à une protection défaillante (ex : disjoncteur différentiel 30 mA qui ne se déclenche pas) suffit à provoquer un accident. Les dommages qui en résultent vont de l’électrisation (dommages divers n’engendrant pas la mort, tels que des brûlures) à l’électrocution (engendrant la mort de la personne).

Chutes de plain-pied : des câbles qui traversent les espaces de travail, des cartons de fournitures et l’encombrement des espaces de circulation par des effets personnels constituent quelques sources possibles de trébuchement. Les dommages possibles qui en résultent sont des foulures, des entorses et des contusions, avec des conséquences plus graves en cas de chute dans un escalier (ex : fracture, traumatisme crânien).

Éclairage et reflets sur les écrans : un éclairage insuffisant, ou au contraire des reflets provoqués par une fenêtre mal placée par rapport au poste de travail, obligent les yeux à effectuer des efforts permanents pour s’accommoder à la lumière. Ce danger a la particularité d’augmenter la fatigue visuelle déjà provoquée par les écrans. Les dommages possibles qui en résultent sont de la fatigue oculaire, des céphalées (maux de tête) en fin de journée, ainsi qu’une baisse de vigilance.

Risque incendie : une agence stocke d’importantes quantités de papier et de supports imprimés (combustibles), à proximité d’équipements électriques fonctionnant en continu dégageant de la chaleur (source d’inflammation), parfois dans des locaux dépourvus de sprinkler. Les dommages possibles vont des brûlures à l’intoxication mortelle par les fumées.

Gestion de projet / Commercial : le pilotage et le développement de l’activité

Cette unité de travail couvre la prospection, les rendez-vous clients, le chiffrage, le pilotage des projets, la coordination des équipes et le suivi budgétaire.

Charge mentale liée au pilotage : le chef de projet est pris en étau entre les attentes du client et les capacités techniques de l’équipe. Il doit tenir des délais, qu’il ne fixe pas toujours lui-même, et avec des moyens limités. Les risques augmentent en fonction du nombre de projets menés simultanément. Les dommages possibles que cela engendre sont du stress chronique, des troubles du sommeil, de l’irritabilité et, en cas de persistance, un épuisement professionnel.

Risque routier : les rendez-vous clients, les présentations et les déplacements professionnels impliquent des trajets réguliers, parfois sur de longues distances, et avec des horaires contraints. Il en résulte des risques d’accident de la route. Les dommages provoqués par ces accidents peuvent aller de la simple blessure au décès de la personne. En France, les accidents de la route restent la première cause de mortalité au travail, tous secteurs d’activité confondus.

Pression commerciale et objectifs : une part de la rémunération repose souvent sur l’atteinte d’objectifs commerciaux, d’où une certaine incertitude sur le revenu perçu en fin de mois. À cela s’ajoute la nécessité d’entretenir un portefeuille de clients dans un secteur fortement concurrentiel et avec des budgets fixés en amont. Les dommages possibles qui en résultent sont du stress au travail, de l’anxiété, ainsi qu’une difficulté à mettre le travail de côté en dehors des horaires de bureau.

Travail sur écran et posture assise : le pilotage de projet nécessite d’utiliser l’ordinateur en permanence (ex : outils de suivi, tableurs, visioconférences, rédaction, reporting). Les dommages possibles résultant de cette exposition prolongée aux écrans sont de la fatigue oculaire ainsi que des lombalgies et des douleurs cervicales.

Déplacements et manutention du matériel : les présentations chez les clients, mais aussi la participation à des salons supposent de transporter du matériel (ex : ordinateur portable, supports imprimés, kakémonos, matériel de démonstration) qu’il faut charger et décharger du véhicule. Les dommages possibles qui en résultent sont des lombalgies ainsi que des douleurs aux épaules.

Contact clientèle : la relation avec les annonceurs

Cette unité de travail couvre les échanges avec les clients : présentation des créations, recueil des retours, gestion des réclamations et des litiges.

Tensions émotionnelles liées au contact avec la clientèle : le personnel au contact de la clientèle est soumis à une forte charge psychologique : nécessité de masquer ses ressentis dans les phases de réclamation, difficultés avec des interlocuteurs particulièrement exigeants, remise en cause d’un travail dans lequel on s’est beaucoup investi, etc. Cela peut aboutir, dans certains cas, à un sentiment d’incompréhension voire d’impuissance, d’autant plus que le métier impose d’écouter, de comprendre le client et d’obtenir des résultats. Les risques sont majorés lors des périodes de pics d’activité. Les dommages possibles sont une dégradation de l’ambiance de travail, du stress, de l’anxiété, de l’irritabilité, des insomnies, des conduites addictives (ex : alcool, drogue), une dépression, voire un épuisement professionnel.

Incivilités et agressions verbales : un retard de livraison, une création refusée après plusieurs allers-retours ou un désaccord sur la facturation peuvent générer des échanges très virulents, en rendez-vous comme par téléphone ou par courriel. Les dommages qui en résultent sont le plus souvent du stress au travail et, en cas de répétition, divers risques psychosociaux (ex : anxiété, insomnie, perte de motivation).

Agressions physiques : plus rares que les agressions verbales, elles restent possibles lorsqu’un litige dégénère, notamment lors d’un désaccord sur un solde de facture ou en cas de rupture de contrat. Les risques sont majorés si le salarié se retrouve seul face au client, dans les locaux de ce dernier. Les dommages qui en résultent vont des blessures physiques (ex : coups, bousculades) à des traumatismes psychologiques durables (ex : anxiété, insomnie, perte de motivation au travail).

Disponibilité permanente attendue : la relation clientèle impose d’être joignable, y compris en soirée durant les périodes de forte activité. Dans ce contexte, certains professionnels sont tentés de n’avoir plus qu’un seul téléphone pour leur vie professionnelle et pour leur vie personnelle. Les dommages possibles qui en résultent sont des troubles du sommeil, une difficulté à séparer les temps de vie et, à terme, de l’épuisement professionnel (burn-out).

Tableau d’évaluation des risques Agence de Communication

Tableau d’évaluation des risques professionnels complété de notre document unique pour Agence de Communication

Méthode d’évaluation des risques Agence de Communication

Méthode d’évaluation des risques professionnels utilisée pour évaluer chacun des risques de notre document unique pour Agence de Communication

Prévenir les effets du travail sur écran et de la position assise prolongée.

Ce sont des risques quotidiens liés au travail en agence de communication : les dommages liés au travail sur écran, ou encore à la position assise prolongée, finissent par toucher la totalité des personnes qui travaillent de manière sédentaire, et ce durant plusieurs années d’affilée.

Le travail sur écran fait d’ailleurs l’objet d’un cadre réglementaire spécifique : articles R.4542-1 et suivants du Code du travail. Il impose notamment à l’employeur d’analyser les postes de travail, de prévoir des pauses ou des changements d’activité réduisant le temps passé sur écran, et d’assurer aux salariés concernés une surveillance appropriée de leurs yeux et de leur vue.

Deux atteintes à la santé se cumulent, et il faut les séparer dans l’évaluation des risques. La fatigue visuelle d’abord, provoquée par la fixation prolongée d’un écran à distance rapprochée. Elle dépend de paramètres très concrets : distance et luminosité de l’écran, éclairage de la pièce, reflets, et surtout absence de pause permettant de reposer ses yeux en fixant un point au loin (meilleur moyen de prévention existant). Les troubles musculosquelettiques ensuite, provoqués par le maintien de la posture statique assise prolongée et par la répétition des mêmes gestes lors de la saisie sur poste informatique.

La sédentarité est un sujet essentiel quand on parle de sécurité au travail, sur des postes de bureau. Rester assis durant plusieurs heures sans se lever, voire sans bouger l’essentiel de ses membres, favorise les troubles de la circulation veineuse des membres inférieurs. Mais surtout, le manque de mouvement a des effets documentés sur la santé cardiovasculaire. Une particularité liée au métier aggrave la situation : le travail de création et de développement demande une attention soutenue, qui pousse à ne pas s’interrompre alors qu’on devrait le faire. Les dommages que cela provoque se manifestent tout d’abord par de petits inconforts, ce qui explique qu’ils ne soient pas traités convenablement, avant de s’installer dans la durée.

Pour notre document unique agence de communication, les mesures de prévention contre les effets du travail sur écran que nous avons retenues sont les suivantes :

Régler réellement chaque poste de travail : fournir un siège dont la hauteur, le dossier, le soutien lombaire et les accoudoirs sont réglables, positionner le haut de l’écran au niveau des yeux et à environ 80 cm de distance, et prévoir un repose-pieds lorsque les pieds ne reposent pas à plat. Le dossier de l’INRS consacré au travail sur écran détaille les réglages à effectuer sur ce type de poste.
Traiter l’éclairage et les reflets : placer les écrans perpendiculairement aux fenêtres plutôt que face ou dos à celles-ci, équiper les fenêtres de rideaux ou de stores permettant de maîtriser l’apport en lumière naturelle. Compléter par un éclairage artificiel sur les postes moins lumineux. Pour les postes de création graphique, veiller à ce que la lumière ambiante ne trompe pas la perception des couleurs.
Adapter le matériel aux postes de production : les développeurs et les graphistes utilisent leur matériel de manière intensive : un écran de grande taille et de bonne définition réduit l’effort visuel, une souris ergonomique ou un trackball limite les tendinites, et un bras support d’écran permet de régler la hauteur à la morphologie de la personne. Ce matériel coûte finalement assez peu au regard du gain de confort qu’il apporte, et comparativement à sa durée d’utilisation quotidienne.
Imposer des interruptions régulières : organiser des pauses visuelles courtes mais fréquentes, en fixant un point au loin pour permettre à ses yeux de se reposer de la vision de près. Encourager les salariés à se lever et à bouger, même peu, mais fréquemment pour rompre la sédentarité. Sur ce point, la mesure la plus efficace reste organisationnelle (ex : placer l’imprimante à distance, organiser certaines réunions courtes en position debout, ou encore éviter d’enchaîner de nombreuses réunions ou visioconférences sans faire de coupure).
Assurer le suivi de la vue et repérer tôt : rappeler que tout salarié travaillant sur écran peut bénéficier d’un examen approprié des yeux et de la vue. Inciter le personnel à signaler rapidement les douleurs d’ordre musculosquelettique liées au poste de travail, plutôt que d’attendre que les symptômes partent d’eux-mêmes. Une tendinite prise rapidement en charge disparaît facilement et rapidement, tandis qu’une tendinite chronique conduit à des arrêts de travail longs voire à des restrictions d’aptitude qui deviennent alors difficiles à gérer, en particulier pour les petites entreprises.

Prévenir le stress managérial et l’hyperconnexion en agence de communication.

Ce sont les dangers qui expliquent la majorité des arrêts de travail longs du secteur : les équipes travaillent avec une double contrainte, celle du délai fixé par le client, et celle de l’exigence créative. Cette double contrainte est à la racine de nombreux risques psychosociaux rencontrés en agence de communication.

Pour évaluer ces risques il existe une grille de référence. L’INRS regroupe les facteurs de risques psychosociaux en six catégories, issues des travaux d’un collège d’experts : l’intensité et le temps de travail, les exigences émotionnelles, l’autonomie insuffisante, la mauvaise qualité des rapports sociaux au travail, les conflits de valeurs et l’insécurité de la situation de travail. Trois d’entre elles se retrouvent facilement dans la majeure partie des agences de communication.

L’intensité et le temps de travail en premier lieu, avec des délais serrés, de grandes amplitudes horaires et des phases de rush avant livraison. Les exigences émotionnelles ensuite, dues au fait que l’on présente un travail créatif personnel, et où le refus du client peut être très mal vécu. Les conflits de valeurs enfin : devoir livrer une création que l’on juge dégradée, ou renoncer à la qualité faute de temps, produit un sentiment de travail empêché, qui conduit à une perte de sens au travail sur le long terme.

À cela s’ajoute l’hyperconnexion, très visible au sein du secteur. Les outils de production et de communication étant accessibles n’importe où avec une simple connexion internet, la frontière entre le temps de travail et le temps de repos tend à s’effacer. Pour éviter cela figure dans le Code du travail le droit à la déconnexion (7° de l’article L.2242-17), en place suite à la loi du 8 août 2016. Comme le rappelle l’INRS, les entreprises dotées d’un délégué syndical doivent en négocier les modalités. À défaut d’accord, l’employeur élabore une charte après avis du CSE. Les agences de moins de cinquante salariés ne sont pas tenues de négocier auprès du délégué syndical, mais elles doivent respecter ce droit. En cas de litige avec un salarié pour des questions de surcharge de travail, l’absence de mesure en relation avec le droit à la déconnexion peut être perçue comme un manquement de l’employeur.

Pour notre document unique agence de communication, les mesures de prévention contre le stress managérial et l’hyperconnexion que nous avons retenues sont les suivantes :

Agir sur la charge de travail en premier lieu : c’est le principe fondamental à appliquer pour prévenir les risques psychosociaux : un atelier zen ne compensera jamais une charge de travail insoutenable. Cela signifie qu’il faut adapter la charge de travail aux équipes disponibles : chiffrer les projets sur le temps de travail vraiment nécessaire, prévoir une marge pour les imprévus / les allers-retours clients, et refuser le travail lorsque les délais deviennent intenables.
Formaliser le droit à la déconnexion : rédiger une charte de droit à la déconnexion. Elle fixe les plages horaires durant lesquelles le personnel peut être sollicité, prévoit qu’un e-mail du soir n’a pas besoin d’obtenir une réponse immédiate, et rappelle qu’un salarié ne sera pas sanctionné s’il ne répond pas au téléphone en dehors de ses horaires de travail. Pour que cette mesure soit respectée de tous, l’encadrement doit l’appliquer à lui-même avant de la faire appliquer aux équipes.
Encadrer les phases de rush : les pics d’activité font partie du métier, mais ils doivent rester des exceptions, et non la norme. Prévoir un temps de récupération après une livraison difficile, et alerter lorsque les périodes de rushs s’enchaînent les unes après les autres sans discontinuer, ce qui traduit alors un véritable problème organisationnel.
Soutenir le collectif : organiser des points d’équipe où l’on parle des difficultés rencontrées au travail, et pas uniquement de l’avancement des différents projets. Prévoir un temps d’échange en cas de projet / client difficile, et faire en sorte qu’un salarié en difficulté puisse parler librement sans que cela soit perçu comme de l’incompétence.
Reconnaître le travail réalisé : valoriser et féliciter les équipes pour les projets aboutis et les retours positifs de clients. Ne pas limiter les échanges auprès de ses équipes à des correctifs où l’on parle uniquement de ce qui s’est mal passé. Dans les métiers créatifs, l’absence de reconnaissance est un facteur de risque à part entière, et non un simple problème de management.
Repérer et orienter : former l’encadrement à identifier les signaux d’alerte (ex : irritabilité inhabituelle, isolement, connexions tardives, baisse de la qualité du travail rendu, présentéisme excessif). Parler à la personne pour l’orienter vers un professionnel de santé compétent (ex : médecin généraliste, médecin du travail, psychologue, psychiatre).

Il est du devoir des dirigeants d’agence de communication mais aussi des salariés eux-mêmes de considérer la charge mentale comme un véritable risque professionnel, et non comme une contrainte inhérente au métier.

Les EPC et EPI indispensables pour toute agence de communication.

La prévention des risques se doit d’agir en premier lieu sur le danger à sa source. Les équipements de protection collectifs (EPC) doivent ensuite être mis en place, puis les équipements de protection individuelle (EPI), et uniquement dans cet ordre, conformément à l’article L.4121-2 du Code du travail. Pour une agence de communication, les EPI sont quasiment inexistants : l’essentiel de la prévention repose sur l’aménagement des postes et sur l’organisation du travail.

Les protections collectives qui nous paraissent indispensables pour toute agence de communication sont :

Un poste de travail entièrement réglable pour chaque salarié : siège de bureau à hauteur réglable, accoudoirs réglables, soutien lombaire ajustable, et repose-pieds lorsque les pieds ne reposent pas à plat au sol.

Un écran de taille et de définition adaptées à l’usage du poste de travail, positionné à environ 80 cm et dont le haut se situe au niveau des yeux, avec un bras support permettant un réglage individuel.

Des périphériques ergonomiques pour certains (ex : souris verticale, trackball, tablette graphique, repose-poignets, clavier d’appoint pour les ordinateurs portables).

Un éclairage suffisant et orienté de manière à éviter les reflets sur les écrans, complété de rideaux ou de stores permettant de maîtriser la luminosité venant de l’extérieur.

Un traitement acoustique des espaces ouverts (ex : panneaux absorbants, cloisonnettes, zone dédiée aux appels téléphoniques, salle de réunion fermée) afin de diminuer les sons ambiants et préserver la capacité de concentration de chacun.

Une charte du droit à la déconnexion, ainsi que des règles écrites sur les plages de sollicitation et sur les délais de réponse attendus.

Un cheminement des câbles sécurisé (ex : goulottes, passe-câbles au sol, gestion des câbles sous les bureaux) et le maintien des espaces de circulation dégagés.

Un marchepied ou un petit escabeau pour l’accès aux rangements en hauteur. Dans tous les cas de figure, on veillera à ne jamais utiliser de mobilier de bureau comme moyen d’accès en hauteur.

Une installation électrique vérifiée périodiquement, des extincteurs contrôlés annuellement, ainsi qu’une trousse de premiers secours complète.

Un espace de pause séparé des postes de travail, permettant de faire une véritable coupure au cours de la journée de travail.

Les protections individuelles qui nous paraissent indispensables pour toute agence de communication sont :

Un casque à réduction de bruit pour les postes installés en espace ouvert, pour se couper du bruit des autres.

Des lunettes de travail sur écran pour certains salariés, si le médecin du travail le juge nécessaire suite à un examen de la vue.

L’employeur devra fournir gratuitement ces équipements et veiller à leur entretien et à leur renouvellement (article R.4321-4), tandis que le salarié sera tenu de les utiliser conformément à leur usage (article L.4122-1 du Code du travail). En cas de télétravail, l’obligation de sécurité de l’employeur s’applique également au domicile du salarié. Cela implique que l’employeur fournisse le matériel nécessaire au salarié pour qu’il puisse travailler correctement à son domicile.

La formation et la sensibilisation aux risques du personnel d’agence de communication.

Informer, sensibiliser et former aux risques est un levier de prévention à part entière, au même titre que fournir des équipements de protection collectifs ou individuels. Dans un métier où les dangers sont invisibles et les atteintes progressives, la formation est indispensable pour permettre aux salariés de reconnaître un problème de santé bénin, avant qu’il ne devienne plus grave et ne s’installe dans la durée.

Les articles L.4141-1 et suivants du Code du travail imposent à l’employeur de donner une formation à la sécurité adaptée au poste de travail de chacun des salariés. Pour une agence de communication, nous recommandons en priorité :

L’ergonomie du poste de travail sur écran, avec apprentissage des réglages optimaux comme ceux donnés dans ce guide de l’INRS (ex : hauteur de siège, position des accoudoirs, distance et hauteur d’écran, réglage du repose-pieds).

La sensibilisation aux effets de la sédentarité et aux pauses actives, en donnant des actions facilement réalisables au quotidien (ex : se lever quelques minutes toutes les heures, fixer un point éloigné pour reposer ses yeux, alterner les positions au cours de la journée).

La sensibilisation aux risques psychosociaux, destinée en priorité à l’encadrement : savoir repérer les signaux d’alerte, savoir en parler avec la personne concernée et savoir vers qui l’orienter.

La formation à un usage raisonné des outils numériques (droit à la déconnexion), destinée aux salariés comme à l’encadrement et à la direction.

La gestion des situations conflictuelles, pour désamorcer une tension avec un client mécontent avant qu’elle ne dégénère, que ce soit en rendez-vous comme au téléphone.

La sensibilisation au risque routier pour les salariés effectuant des déplacements véhiculés, en insistant sur la préparation du trajet en amont du départ (ex : programmation du GPS à l’arrêt et jamais en conduisant) et sur l’interdiction du téléphone au volant.

Les consignes liées à la sécurité incendie et à l’évacuation des locaux, ainsi que la localisation des extincteurs et de la trousse de premiers secours dans l’entreprise.

À cela peut s’ajouter la formation SST (sauveteur secouriste du travail), afin de disposer dans l’agence d’au moins une personne capable de prendre en charge un collègue en attendant l’arrivée des secours.

Toutes les actions de formation entreprises devront être tracées dans le passeport de prévention prévu par l’article L.4141-5 du Code du travail, qui recense les attestations et certifications acquises par chaque salarié dans le cadre de son travail.

Tableau de prévention des risques Agence de Communication

Tableau de prévention des risques professionnels complété de notre document unique pour Agence de Communication

À quel moment mettre à jour le document unique de votre agence de communication ?

La première version du document unique décrit votre agence de communication telle qu’elle était le jour de sa rédaction. Or votre agence va évoluer avec le temps. C’est la raison pour laquelle le Code du travail impose de mettre à jour le DUERP régulièrement.

Trois situations imposent une mise à jour du document unique, et elles sont fixées par l’article R.4121-2 du Code du travail :

L’échéance annuelle, qui s’impose aux agences de communication comptant onze salariés ou plus. En dessous de ce seuil, aucune fréquence minimum de mise à jour ne s’applique.

La modification importante des conditions de travail, qui implique une mise à jour immédiate.

La révélation d’un risque qui n’est pas dans le document unique, qui implique également une mise à jour immédiate.

Ce troisième cas mérite qu’on s’y arrête. Il ne s’agit pas d’attendre l’accident ou l’arrêt de travail. Un presque-accident suffit, et devrait même être le principal déclencheur. Par exemple, un salarié qui signale des douleurs au poignet en raison d’un mobilier de bureau inadapté à son usage. Cette situation constitue une information nouvelle sur un risque, et donc un motif de mise à jour.

Le format Excel de notre document unique pour agence de communication permet de faire ces mises à jour en quelques minutes, sans devoir repartir de zéro. Notre guide dédié à la mise à jour du document unique en détaille la méthode.

Planifier les actions de prévention des risques de votre agence de communication.

Un document unique n’a d’intérêt que si les actions de prévention des risques qu’il contient sont mises en place sur le terrain. Pour se mettre à l’action, planifier la mise en place des mesures dans le temps reste incontournable.

Le législateur a prévu cette étape à l’article L.4121-3-1 du Code du travail, mais uniquement pour les entreprises de cinquante salariés et plus. Pour ces dernières, l’évaluation des risques doit déboucher sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail, le PAPRIPACT. En dessous de ce seuil de cinquante salariés, le Code du travail est beaucoup moins contraignant : l’agence définit des actions de prévention des risques et les consigne dans le document unique. C’est également ce même article qui fixe la durée de conservation du DUERP et de ses mises à jour à quarante ans minimum.

Chez Document Unique Facile, nous sommes convaincus que la planification aide à passer à l’action sur le terrain. C’est la raison pour laquelle nos documents uniques comportent tous un calendrier de prévention de type PAPRIPACT, y compris pour les entreprises de moins de cinquante salariés, ce qui est le cas de la grande majorité des agences de communication. Si vous êtes dans ce cas de figure, vous n’êtes pas obligé de l’utiliser.

Ce calendrier trouve une utilité concrète dans ce métier. Renouveler un parc informatique ou équiper l’ensemble des postes en matériel ergonomique (ex : sièges réglables, écrans de grande taille, bras supports, périphériques adaptés) représente un budget que peu d’agences peuvent dépenser en une seule fois. On commence généralement par les postes de production, puis on équipe les suivants au fil du temps. Inscrire ces achats dans un calendrier démontre aussi à l’inspection du travail, en cas de contrôle, que la prévention des risques existe bel et bien dans l’entreprise. Notre guide de rédaction du document unique présente la méthode d’évaluation qui sous-tend cette planification, fondée sur l’occurrence, l’exposition, la gravité et la maîtrise des risques.

FAQ sur le document unique en agence de communication.

C’est quoi le document unique pour une entreprise ?

Il s’agit du document dans lequel l’employeur inscrit, unité de travail par unité de travail, tous les risques professionnels auxquels ses salariés sont exposés. On l’appelle aussi DUERP. Une fois établi, il sert de point de départ à l’ensemble des actions de prévention de l’entreprise.

Le document unique est-il obligatoire pour mon agence de communication ?

Oui, même s’il n’y a pas de danger visuellement impactant. L’obligation commence dès le premier contrat de travail signé, alternance et stage compris. Seul le communicant qui exerce véritablement seul, sans employer personne, n’est pas concerné.

Quel est le rôle du document unique dans mon agence de communication ?

Il sert à répertorier les risques de l’entreprise, même ceux qui sont peu visibles (ex : position assise prolongée, travail sur écran, stress managérial, hyperconnexion, tensions avec la clientèle), puis à les classer du plus grave au moins grave. Ce classement indique l’ordre dans lequel mettre en place la prévention des risques.

Le travail sur écran doit-il figurer dans le document unique ?

Oui, et il fait même l’objet de dispositions réglementaires spécifiques (articles R.4542-1 et suivants du Code du travail) : analyser les postes de travail, organiser des pauses ou des changements d’activité, et assurer une surveillance de la vue par le médecin du travail.

Faut-il évaluer les risques psychosociaux dans une agence de communication ?

Oui. Ce sont des risques professionnels comme les autres, et ils doivent donc être évalués dans le document unique. Dans ce secteur, ils constituent même le principal danger, avec des délais imposés par le client, une exigence créative et une très grande disponibilité client.

Qui doit établir le document unique de mon agence de communication ?

La responsabilité revient au dirigeant de l’agence. Rien ne l’empêche de le rédiger lui-même s’il en a les compétences, mais dans le cas contraire, il devrait faire appel à un professionnel compétent, et donc enregistré IPRP.

Comment rédiger le document unique de mon agence de communication ?

La démarche se fait en quatre temps. Découper l’activité en unités de travail, par exemple le secrétariat et les ressources humaines, les développeurs et graphistes, la gestion de projet et le commercial, et le contact clientèle. Recenser les dangers propres à chacune de ces unités de travail, puis les évaluer (notre méthode utilise l’occurrence, l’exposition, la gravité et la maîtrise). Enfin, définir les mesures de prévention adaptées. Notre guide de rédaction reprend chacune de ces étapes en détail.

Qui peut consulter le document unique de mon agence de communication ?

Vos salariés et leurs représentants, le médecin du travail, l’inspection du travail ainsi que les conseillers en prévention de la CARSAT y ont accès. Un ancien salarié peut également le demander pour la période durant laquelle il a travaillé au sein de l’agence.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour le document unique de mon agence de communication ?

Une fois par an au minimum à partir de onze salariés. En dessous de ce seuil, aucune fréquence de mise à jour n’est imposée, mais la mise à jour reste obligatoire à chaque modification importante des conditions de travail, ou dès qu’un risque non évalué se présente, que ce soit lors d’un presque-accident ou lors d’un simple signalement de la part d’un salarié.

Qui doit mettre à jour le document unique de mon agence de communication ?

Comme la rédaction initiale, la mise à jour incombe au dirigeant de l’agence. Sans compétences internes pour le faire, il devrait la confier à un professionnel compétent, et donc enregistré IPRP comme Document Unique Facile. Nous livrons nos documents uniques au format Excel précisément pour cette raison : vous pouvez modifier uniquement ce qui a changé, là où le format PDF vous oblige à tout reprendre de zéro.

Téléchargement du document unique pour agence de communication gratuit.

Notre modèle de document unique gratuit dédié aux agences de communication est disponible ci-dessous. Il reprend la même trame que notre document unique agence de communication déjà complété, soit :